Especialista de inventario: ¿cuáles son sus funciones?

El especialista de inventario es la persona encargada de monitorizar la entrada y salida de stock del almacén, así como de asegurar el reabastecimiento de existencias en las ubicaciones de los racks.

La progresiva apuesta por la digitalización de almacenes facilita que el especialista de inventario sea un perfil más tecnológico: cada vez más compañías emplean programas digitales, como un sistema de gestión de almacenes (WMS), para automatizar el control del stock y erradicar el riesgo de error en la gestión de inventario.

Descripción del especialista en el control de inventario

El especialista de inventario es el responsable de mantener los niveles de stock óptimos para asegurar la disponibilidad de existencias en la preparación de pedidos. En otras palabras, la principal función del especialista de inventario es diseñar y establecer procedimientos y técnicas que optimicen la gestión del inventario, a la vez que busquen el cumplimiento de pedidos a los clientes.

El técnico de inventario debe conocer de primera mano el punto de pedido de cada producto, es decir, el momento idóneo en que la empresa ha de comprar existencias a un proveedor para mantener la disponibilidad de stock. Para una gestión eficiente de la mercancía, este especialista ha de comprobar regularmente el punto de pedido de cada referencia con el fin de garantizar que el almacén siempre disponga de stock para cubrir la demanda y evitar que se produzcan roturas de stock.

Este perfil logístico colabora con el jefe de almacén en el diseño de las estrategias de ubicación de los productos. Por ejemplo, el especialista de inventario es el primero en detectar que se están agotando ciertas existencias o que la rotación de un producto varía, por lo que ha de alertar al responsable para que rediseñe la estrategia en base a los cambios producidos.

Al ser los encargados de gestionar el inventario en el almacén, las compañías suelen demandar que estos técnicos también formen a los diferentes operadores que gestionan las existencias en aspectos como los métodos de almacenamiento, los flujos de trabajo y el tipo de stock, entre otros factores.

Responsabilidades del especialista de inventario

El especialista de inventario es un perfil logístico que se encarga de:

• Desarrollar y aplicar estrategias para asegurar los niveles óptimos de stock.
• Supervisar los procesos de compra y gestión de inventario.
• Identificar y monitorizar la rotación de stock en el almacén.
• Diseñar estrategias para organizar los artículos obsoletos o devueltos (logística inversa).
• Calendarizar los inventarios cíclicos (si los hubiere).
• Preparar y realizar formación periódica a los operadores en la gestión del inventario.

Como parte de sus funciones, el especialista de inventario ha de trabajar con otros responsables de área ―producción, compras o marketing― para optimizar la logística de la compañía. Por ejemplo, este perfil técnico se coordina con el responsable logístico o jefe de almacén a fin de implementar estrategias de ubicación de producto o preparación de pedidos.

Perfil profesional de un especialista de inventario

El especialista de inventario es un perfil técnico que ha de conocer las características de cada referencia, las condiciones de almacenaje que requiere, así como la distribución y layout del almacén para poder ejecutar una estrategia logística óptima. Este técnico ha de tener la capacidad de trabajar bajo presión, sobre todo cuando los envíos o las recepciones de mercancía se retrasan o llegan con errores.

Para el perfil de técnico de inventario, las compañías demandan formación en campos como la logística o las ciencias empresariales, especialmente en almacenes de gran tamaño o con un número elevado de referencias. El técnico de gestión de stock ha de ser capaz de realizar tareas tácticas y estratégicas, coordinándose con otros departamentos, como marketing, compras, comercial o logística.

El candidato a especialista de inventario debe demostrar un elevado manejo de herramientas digitales, pues habitualmente ha de trabajar con un sistema de gestión de almacenes que le asista en sus funciones. Además de los conocimientos digitales, este perfil técnico ha de dominar otros programas de gestión como el sistema de planificación empresarial (ERP) y el software de control de producción (MES), así como dispositivos más básicos como un terminal de radiofrecuencia.

WMS y el especialista de inventario

Cada vez más compañías digitalizan sus procesos de almacén para maximizar el rendimiento y suprimir el riesgo de error en la gestión del inventario. El perfil de especialista de inventario ha evolucionado desde un operador encargado del control manual del stock a un empleado que trabaja con un software para ejecutar sus funciones.

Implementar un sistema de gestión de almacenes permite llevar un control en tiempo real de las entradas y salidas de mercancía, así como del estado de cada referencia almacenada. La tarea del especialista de inventario pasa por diseñar una estrategia que aproveche los beneficios de automatizar la gestión, desde la ubicación de existencias, los flujos de mercancías o el aprovisionamiento de stock. Un software como Easy WMS evita que el especialista de inventario realice conteos cíclicos de la mercancía, automatizando las técnicas de gestión de stock y eliminando el riesgo de error durante el proceso.

En definitiva, la apuesta por programas de gestión como un WMS ha originado una evolución en las tareas del especialista de inventario. Mientras que antes era la persona encargada de realizar inventarios periódicos, hoy en día es un perfil cada vez más técnico ―sobre todo en grandes compañías―, capaz de dominar un software para elaborar estrategias de control del stock y mejorar el rendimiento de las operativas logísticas en la instalación.

En un contexto de comercio omnicanal, donde los almacenes disponen de más referencias, pero en menor cantidad, la gestión manual de la mercancía eleva la posibilidad de error. Un sistema de gestión de almacenes garantiza el control del stock en tiempo real y permite que el especialista de inventario se centre en diseñar estrategias que, con la ayuda del programa, aseguren una gestión óptima de la mercancía.

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