Punto de pedido: ¿cómo afecta a la gestión del almacén?

El punto de pedido o reorder point (ROP por sus siglas en inglés) hace referencia al momento en que la empresa debe ordenar una nueva compra de existencias a sus proveedores para evitar caer en una rotura de stock.

A la hora de organizar el aprovisionamiento de stock del almacén, hay que responder a dos cuestiones fundamentales: ¿cuándo realizar un nuevo pedido? y ¿cuánto pedir de cada producto?

Las respuestas varían dependiendo del modelo de gestión de stock que apliquemos. En nuestro artículo, vamos a profundizar en el concepto de punto de pedido o reorder point.

Modelos de gestión de stock deterministas o probabilísticos

A la hora de gestionar el stock de la empresa, uno de los principales factores que condicionan los cálculos es la naturaleza de la demanda y su variabilidad. Hay dos principales grupos:

- Métodos de gestión de stock determinista:

Esta metodología parte de la premisa de que la demanda es conocida y tiene un ritmo de consumo constante y, por tanto, predecible (cuando, en realidad, siempre surgen imprevistos que distorsionan su trayectoria). A su vez, esta puede ser estática (estable en el tiempo) o dinámica (con picos y valles estacionales).

Se ubicaría en este apartado el clásico modelo de Wilson, uno de los primeros métodos de gestión de inventarios. Como supone una demanda constante durante el año y precios fijos independientemente del volumen, es un modelo completamente determinista.

Estos son los modelos de gestión de stock de corte más clásico y más sencillos de implementar, pero que más alejados están de la complejidad de la demanda real.

- Métodos de gestión de stock probabilísticos (o estocásticos):

Según estos modelos, no hay un valor exacto o constante que defina la demanda, pero sí se pueden realizar cálculos y predicciones de esta a partir de funciones de probabilidad que varían a lo largo del tiempo.

Estos pronósticos se acercan más a la realidad, pero conllevan cálculos más complejos y, por ello, se suelen emplear software especializados en avanzadas técnicas de demand forecasting. Del mismo modo, las funciones de probabilidad que parten del comportamiento de las ventas pueden tener un comportamiento constante o sufrir fluctuaciones estacionales.

Ambas formas de predecir la demanda, determinista o probabilística, van a tener un impacto directo en el cálculo del punto de pedido.

El cálculo del punto de pedido para el aprovisionamiento de stock

El uso del punto de pedido tiene como objetivo lograr el equilibrio entre el coste de la inversión de la mercancía y el riesgo de la rotura de stock. El punto de pedido puede programarse de forma periódica (cierto día a la semana, por ejemplo) o estar sometido a una revisión continua.

Generalmente se opta por esta segunda opción, ya que es más flexible y contempla la heterogeneidad de los productos almacenados y la variabilidad de la demanda en el tiempo.

Para calcular el punto de pedido, hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Los niveles de stock de seguridad establecidos para no entrar en rotura de stock. Esto está en relación con el nivel de servicio aceptado en la empresa.
• El lead time o tiempo de suministro de los proveedores: es el tiempo que tarda un proveedor en gestionar el pedido y enviar la mercancía. También puede referirse al tiempo que se necesita para producir la mercancía. Si las órdenes de pedido se realizan a distintos proveedores, habrá que considerar el conjunto de los lead time y, seguramente, fijar varios puntos de pedido.
• El consumo esperado de ese producto en la unidad de tiempo que corresponda (suelen ser días). Como hemos visto más arriba, estas previsiones pueden partir de métodos deterministas o probabilísticos pero, en ambos casos, es un factor crucial en el cálculo del punto de pedido.

La fórmula del punto de pedido sería:

Punto de pedido (PP) = stock de seguridad + (consumo medio x lead time o plazo de entrega del proveedor)

Pongamos un ejemplo para ilustrarlo. Una empresa tiene una demanda diaria (de lunes a viernes) de 500 unidades y el lead time del proveedor es de 5 días. El stock de seguridad de esta referencia está establecido en las 100 unidades. El cálculo del punto de pedido sería:

Punto de pedido (PP) = 100 + (500 x 5) = 2.600 unidades

Esto indica que la empresa debe adquirir nuevo stock cuando las existencias en el almacén se reduzcan y se sitúen en 2.600 unidades. De este modo, la demanda estará cubierta durante el tiempo que tarde el proveedor en enviar nueva mercancía.

Representación simplificada del punto de pedido

Los puntos de pedido desde la perspectiva del almacén: ¿cómo asegurar su precisión?

Los puntos de pedido activan la política de reabastecimiento de la empresa. La coordinación entre las existencias disponibles en el almacén, el pedido y posterior recepción de mercancías debe ser fluida, con el objetivo de no incurrir en desajustes que comprometan la capacidad de almacenaje y la inversión financiera destinada al stock.

¿Cómo contribuye el almacén a la precisión del cálculo del punto de pedido? Estas son algunas estrategias que facilitan la gestión del aprovisionamiento:

- Guarda datos fiables del stock almacenado

Todo almacén guarda un registro de stock informatizado con los datos referidos a las mercancías disponibles. El ERP suele ser el contenedor principal de esta información, que es la que se maneja desde el resto de áreas logísticas de la empresa.

El almacén debe asegurarse entonces de que los datos reflejados sean precisos y estén actualizados para evitar que el punto de pedido se calcule a partir de una información errónea que dé lugar a graves descuadres.

Una gran ventaja de utilizar un SGA en el almacén es que el control de stock es continuo, pues todos los movimientos de mercancías quedan guardados según se producen, en tiempo real. Esto facilita el conocimiento de las existencias disponibles a los responsables de logística y compras para planificar los puntos de pedido.

Además, si es necesario llevar a cabo conteos o inventarios periódicos, un SGA como Easy WMS asiste durante todo el proceso, asegurando de que se realice en el menor tiempo posible y con la máxima exactitud.

- Vigila los ‘lead times’ de los proveedores y del almacén

Al llegar al punto de pedido y emitir una orden, normalmente es necesario anticipar las mercancías que vienen de camino, mientras se siguen consumiendo las que hay en el almacén. El punto de pedido se concibe como uno único por cada SKU.

No obstante, puede complicarse el cálculo si la empresa aplica una política de proveedor múltiple, es decir, para suplir las existencias de una referencia se realizan pedidos a proveedores distintos. Habitualmente, esto busca optimizar la compra de nuevo stock y los proveedores suelen manejar tiempos de entrega y precios diferentes debido a su localización.

En casos como este, hay que profundizar en el cálculo del punto de pedido y ajustarlo a la demanda, fijando varios reorder points, como por ejemplo:

• El primer punto de pedido se lanzaría al proveedor con un plazo de entrega más largo, pero a mejores precios (la rebaja en costes suele ser la razón de esta selección de proveedor).
• El segundo punto de pedido se enviaría al proveedor con el lead time más corto, que puede ser uno local. Esto se haría así en el momento de mayor riesgo de rotura de stock.

Por otro lado, para fijar estos puntos de pedido hay que tener en cuenta también los tiempos operativos que necesita el almacén para gestionar la recepción y reposición de nuevas mercancías.

Si llega el caso en que los plazos se reducen peligrosamente, el software de gestión de almacén va a ser determinante para evitar la rotura de stock, ya que el sistema:

• Asiste en la priorización de las tareas en función de parámetros logísticos como las rutas de transporte o los plazos de entrega.
• Facilita la organización de la recepción de mercancías, control de calidad y la reposición de stock.
• Permite llevar a cabo estrategias de reposición directa a picking o cross-docking.

Adaptabilidad y rapidez, claves para la gestión óptima del almacén

El punto de pedido desencadena el reabastecimiento del almacén. Cuando se aborda la reposición de mercancías, manejar los tiempos adecuados y las cantidades adecuadas para no entrar en sobrestock es esencial para no saturar el funcionamiento del almacén.

Para responder con plenas garantías, los sistemas de gestión del almacén desempeñan un papel importante, pues aseguran la adaptabilidad del método de trabajo y la rapidez de respuesta.

Gracias a módulos como el Supply Chain Analytics Software, el responsable del almacén y de logística puede visualizar el estado de cada operativa, incluyendo la información relacionada con el punto de pedidos como, por ejemplo: el panel de clientes (porcentaje de referencias con stock, porcentaje de órdenes pendientes, expediciones a tiempo, tiempos de ciclo) o el de capacidad del almacén (utilización de ubicaciones, volumen de ocupación por tipo de ubicación, ubicaciones usadas por tipo de artículo…, entre otros).

Si quieres profundizar en las ventajas que un software de gestión del almacén puede aportar a tu instalación, contacta con nosotros y te enseñaremos una demo de las funcionalidades de Easy WMS de Mecalux al detalle.