Nota de remisión electrónica: qué es, ventajas de uso y ejemplo

La digitalización de la logística ha impulsado la materialización de procesos más eficientes y trazables. Entre las soluciones más habituales, se encuentra la nota de remisión digital, un documento determinante para optimizar la gestión de entregas y reducir el uso de papel. Su adopción facilita la automatización de procesos y mejora la precisión en la cadena de suministro.

¿Qué es una nota de remisión electrónica?

La nota de remisión electrónica es la versión digital de la nota de remisión en papel. Se trata de un documento que acredita la entrega de la mercancía, detallando información relevante como los datos del remitente y el destinatario, los productos enviados, sus cantidades o el peso y volumen de cada paquete. Al igual que las etiquetas de envío, la digitalización de la nota de remisión asegura la trazabilidad documental y de las operaciones, integrándose fácilmente con un software de gestión empresarial (ERP) o un sistema de gestión de almacenes, como Easy WMS.

¿Qué ventajas tiene utilizar notas de remisión electrónicas?

La nota de remisión electrónica aporta varios beneficios a la logística y a la administración de una empresa. Algunos de los más relevantes son:

• Mayor eficiencia administrativa. Elimina el uso de papel y agiliza la gestión documental, acortando los tiempos en la emisión y archivo de documentos.
• Disminución de errores. Minimiza equivocaciones humanas derivadas de la gestión manual e impulsa la validación automática de datos.
• Acceso inmediato a la información. Los datos de la nota de remisión están disponibles en tiempo real para todas las partes involucradas.
• Mejora de la trazabilidad. Fomenta el seguimiento de los pedidos. En logística inversa agiliza la gestión de las devoluciones.
• Sostenibilidad. Contribuye al descenso en el consumo de papel y a una gestión documental más ecológica.
• Integración con otros sistemas. Se puede conectar con un WMS, ERP y con plataformas de transporte, automatizando procesos y alcanzando la sincronización de datos.

En resumen, la digitalización de la nota de remisión permite optimizar la logística, bajar la tasa de error y potenciar la trazabilidad, convirtiéndose en una herramienta decisiva para la transformación digital de la cadena de suministro.

Tipos y ejemplo de nota de remisión electrónica

Existen varios formatos de notas de remisión electrónicas, siendo los archivos PDF los más habituales. Algunos tipos comunes son:

• Nota de remisión en un sistema WMS o ERP. Muchas empresas generan notas de remisión en formato PDF desde el WMS o el ERP. El software incluye toda la información de forma automática y puede consultarse en cualquier momento.
• Nota de remisión en aplicaciones de transporte y logística. Operadores logísticos como DHL, UPS o Fedex utilizan notas de remisión electrónicas en sus aplicaciones móviles. Al igual que la prueba de entrega electrónica, estos documentos se firman digitalmente y, después, el cliente recibe una copia en su correo electrónico.
• Nota de remisión electrónica en plataformas EDI. A través del intercambio electrónico de documentos (EDI) se generan y comparten notas de remisión sin necesidad de copias físicas. Se usa mucho en sectores como la industria automotriz o la distribución, con estándares como EDIFACT o ANSI X12.

El siguiente ejemplo muestra una nota de remisión electrónica generada automáticamente con Easy WMS de Mecalux. Gestionar este documento desde un WMS permite llevar un control de todo el proceso de empacado y expedición de la mercancía en un único sistema.

Cómo el WMS optimiza la gestión de la nota de remisión electrónica

Un sistema de gestión de almacenes es fundamental para la generación automatizada de la nota de remisión electrónica, ya que organiza la información de cada operación logística en tiempo real. Este software, como puede ser el caso de Easy WMS, coordina la entrada y salida de mercancías, controla el inventario y valida cada movimiento, garantizando que los datos reflejados en la nota de remisión sean precisos y actualizados.

La digitalización elimina los errores manuales y agiliza el intercambio de información con clientes y transportistas. Un WMS integrado con otros sistemas, como un ERP o una plataforma de transporte, facilita la transmisión automática de la nota de remisión digital, acortando tiempos administrativos y asegurando la trazabilidad de los envíos.

Además, el uso de notas de remisión electrónicas posibilita verificar la entrega mediante firmas electrónicas o códigos QR, fortaleciendo la transparencia en la cadena de suministro y optimizando la gestión documental.

Transformación digital de la logística

La implementación de la nota de remisión electrónica representa un paso clave en la modernización de la logística. Su capacidad para incrementar la trazabilidad, reducir errores y rentabilizar procesos lo convierte en una herramienta indispensable en la gestión de almacenes y distribución. Contacta con nosotros si te planteas digitalizar tu logística y quieres dar el salto a una cadena de suministro más eficiente y sostenible.