La prueba de entrega electrónica en logística

En un contexto en el que las entregas de los pedidos son cada vez más rápidas, es indispensable ofrecer una experiencia de entrega satisfactoria tanto para el cliente como para la empresa.

La prueba de entrega electrónica (PEE), también conocida en inglés como proof of delivery (POD), consiste en un control digital de toda la información relacionada con la entrega de un pedido, algo esencial para agilizar el último eslabón de la cadena de suministro. Su uso logístico es cada vez más habitual, convirtiéndose en imprescindible para los e-commerce. Pero, ¿cuáles son los principales beneficios y cómo funciona exactamente un PEE? En este post te lo explicamos.

¿Qué es la prueba de entrega electrónica (PEE)?

La prueba de entrega electrónica es un justificante digital en el cual una persona o empresa (comprador) admite haber recibido de otra empresa (emisor) un bien o una serie de bienes en las cantidades y el tiempo acordados previamente.

La función de la PEE es la de constatar la existencia y el cumplimiento de una entrega, dejando constancia de la hora, la dirección de entrega, el nombre y la firma del destinatario que ha aceptado el envío. A su vez, queda reflejada la cantidad total de productos recibidos, así como las características de cada uno de ellos. La empresa que realiza el envío puede acceder al instante al documento firmado electrónicamente y verificar que el paquete ha sido entregado.

La proof of delivery se ha ido consolidando progresivamente y, a día de hoy, la gran mayoría de las empresas, en especial los operadores logísticos, utilizan esta herramienta con el propósito de ofrecer un mayor control del proceso de entrega.

Diferencia entre acuse de recibo y PEE

La principal y única diferencia entre el tradicional acuse de recibo y la prueba de entrega electrónica radica en la digitalización del documento, facilitando la sincronización inmediata de la gestión de la información entre proveedor y cliente.

Mientras que en el acuse de recibo la firma se rubrica en un documento físico, en el PEE se hace de manera electrónica mediante un dispositivo electrónico, como, por ejemplo, una aplicación instalada en un smartphone. Obviamente, al quedar registrado automáticamente en el sistema, el Proof of Delivery puede ser consultado por el remitente mucho antes que con el acuse de recibo, que debe pasar previamente por el departamento de administración. Con la prueba de entrega electrónica, tampoco son necesarios los costosos trabajos de archivo y custodia que requieren los acuses de recibo.

¿Cómo funciona un sistema de prueba de entrega electrónica?

El funcionamiento de la prueba de entrega electrónica puede sintetizarse en cuatro pasos:

• Importación de la información. El primer paso es introducir todos los datos y la información necesaria en el sistema: ID del pedido, tracking number, descripción del pedido, dirección de entrega, nombre del remitente y del destinatario, precio, etc.
• Sincronización de los pedidos. Una vez todos los datos han sido importados, el software sincroniza los pedidos que entregar para que queden reflejados en la PDA o en la aplicación de smartphone del repartidor.
• Firma electrónica. Cuando el transportista llega al destino, este debe finalizar la entrega mediante la firma electrónica del destinatario. La mayoría de dispositivos con PEE, además de la firma, también permiten tomar una foto del paquete como prueba gráfica de que ha sido entregado en buen estado o, en caso de accidente, informar de que ha sido dañado o ha sufrido cualquier otra incidencia.
• Traspaso de la información. Después de completar la entrega del paquete, la aplicación genera automáticamente una notificación de entrega para el destinatario y para el remitente. De ese modo, se confirma a ambas partes que la entrega ha sido exitosa, al mismo tiempo que se recibe el documento que incluye la firma del cliente y todos los detalles del envío.

Validez legal de la prueba de entrega electrónica

Cualquier documento firmado mediante firma electrónica tiene validez legal y es de aplicación en toda la Unión Europea (y en muchos otros países, entre ellos, Estados Unidos).

El Reglamento Nº 910/2014, conocido como eIDAS y que entró en vigor en toda Europa en 2016, es el marco normativo europeo que confiere validez jurídica a las firmas electrónicas. Por su parte, en Estados Unidos es posible gracias a la ley ESIGN y a la ley de transacciones electrónicas uniformes Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Beneficios de la prueba de entrega electrónica

La utilización de la prueba de entrega electrónica brinda los siguientes beneficios logísticos:

• Productividad: utilizar una prueba de entrega electrónica agiliza la entrega (se acortan tiempos) y facilita la posterior gestión de la información.
• Aumento de la información: la cantidad de información que reúne un acuse de recibo en formato papel es limitada en comparación con las posibilidades del Electronic Proof of Delivery, en el que incluso se pueden adjuntar imágenes del producto entregado.
• Reducción de costos: la digitalización suprime los costos de almacenaje y de personal destinados al archivo documental.
• Eficiencia: manejar de forma manual toda la información relacionada con la entrega puede provocar errores o pérdidas de documentos, algo impensable con la prueba de entrega electrónica.
• Trazabilidad: el sistema con el que trabaja la prueba de entrega electrónica también ofrece información relacionada con el estado del envío. Pudiendo consultar en todo momento dónde se encuentra.
• Satisfacción del cliente: la trazabilidad ayuda a las empresas a identificar rápidamente posibles incidentes y, de ese modo, informar al destinatario de cuándo recibirá exactamente su producto a fin de mejorar la satisfacción final del cliente.
• Sostenibilidad: siempre es un buen momento para eliminar el uso del papel a fin de llevar a cabo una actividad más sostenible y respetuosa con el medio ambiente.

Gracias a la electronic proof of delivery las compañías no solo tienen la seguridad de que los paquetes se entregan con éxito, sino que se aprovechan de los múltiples beneficios que aporta esta tecnología.

El papel del WMS en la prueba de entrega electrónica

Es preciso remarcar que la prueba de entrega electrónica es un servicio que depende mayoritariamente de las agencias de transporte, responsables de ofrecer un servicio eficaz y sin errores al cliente final.

Un sistema de gestión de almacenes, como Easy WMS, es el nexo entre el almacén y la agencia de transporte. Este WMS, a través del módulo Multi Carrier Shipping Software se encarga de proporcionar al operador logístico toda la información relacionada con el pedido para que el envío sea eficaz: la etiqueta de envío, el albarán correspondiente y el tracking number. Easy WMS colabora con las principales agencias de transporte de cada país, y todas ellas utilizan la prueba de entrega electrónica en la entrega de los pedidos.

PEE: al servicio de la tecnología

La prueba de entrega electrónica es prácticamente el último eslabón para disponer de una visibilidad en tiempo real de toda la cadena de suministro. Aunque todavía quedan empresas que trabajan con los acuses de recibo en formato papel, la tendencia es apostar por la prueba de entrega electrónica a fin de gestionar digitalmente el proceso de entrega y dinamizar el movimiento de información logística.

En Mecalux somos expertos en el uso de la tecnología aplicada a la logística. Por ese motivo, si deseas sacarle un mayor rendimiento a tus operativas, desde el almacenaje hasta la gestión, no dudes en contactar con nosotros para que te ayudemos y te aconsejemos.