El inventario cíclico o conteo cíclico de inventario, ¿cómo implementarlo?

El inventario cíclico, rotativo o conteo cíclico de inventarios es una técnica de inventariado muy común en almacenes pequeños y medianos. Pero, ¿cuál es su significado? Este método consiste en contar periódicamente grupos de referencias en lugar de realizar un único inventario anual.

Estos grupos de referencias se determinan por un criterio que puede ser el de su índice de rotación (A, B, C), tamaño, tipo de referencia, etc. Se conoce como frecuencia de conteo el número de veces que un producto se cuenta a lo largo de un año natural.

Las ventajas de hacer un inventario cíclico frente a uno anual o semestral es que se reduce el riesgo de roturas de stock, se garantiza un mayor conocimiento de las referencias almacenadas y, sobre todo, se facilita la detección de errores y descuadres entre el ERP y el SGA con el almacén real.

Tipos de inventarios cíclicos

Existen tres métodos de inventario cíclico, según el criterio aplicado a la hora de determinar los grupos de conteo:

• Conteo cíclico ABC: es la técnica más habitual en los almacenes. Se basa en el principio de Pareto, según el cual el 20% de las referencias supone el 80% de las ventas. Teniendo esto presente, el jefe de almacén deberá asignar una rotación A, B o C a cada referencia según su frecuencia de venta (A es la categoría de mayor rotación y C la menor). En un inventario cíclico, los productos de tipo A serán contados con más frecuencia que los de tipo C.
• Conteo cíclico de grupo: se emplea usualmente cuando una compañía implanta el inventario cíclico por primera vez. Los responsables logísticos escogen una serie de SKU, que serán inventariados varias veces durante un periodo de tiempo corto. El objetivo de este método es localizar los errores de conteo de stock y mejorar la agilidad en el proceso de inventariado.
• Conteo cíclico aleatorio: cuando las referencias son de características similares ─rotación, tamaño, peso, valor, etc.─, se aplica el conteo cíclico aleatorio. Es decir, se crean grupos de manera aleatoria al no haber una característica relevante que diferencie los distintos SKU.

Ventajas y desventajas de implementar el conteo cíclico de inventario

El conteo cíclico de inventario permite:

• Disponer de un registro de stock más preciso; una mejora fácilmente medible haciendo un seguimiento del indicador ERI (Exactitud de Registro de Inventario).
• Organizar eficientemente el conteo de artículos, reduciendo el trabajo de un único inventario anual.
• Agilizar la detección y retirada de artículos defectuosos o dañados.
• Mantener la productividad cuando se efectúe el conteo de stock, sin interrumpir otras operativas logísticas mientras se lleva a cabo.
• Tomar mejores decisiones logísticas: en las compras, en el almacenamiento o en la preparación de pedidos.

En general, el conteo cíclico de inventario posibilita un mejor control sobre las referencias del almacén, evitando que se produzcan situaciones tan perjudiciales para la compañía como la rotura de stock o, en su defecto, el sobrestock. Sin embargo, el conteo cíclico también presenta algunas desventajas: debe planificarse adecuadamente (hay que establecer una estrategia de conteo que cubra todas las referencias en un período de tiempo razonable), requiere reservarle un rato en la rutina diaria de la empresa y hay que asumir que habrá referencias que estén menos controladas que otras (las de menor rotación, normalmente).

Inventario cíclico frente a inventario periódico

Como hemos visto, el conteo cíclico se ha consolidado como una alternativa real a los inventarios anuales que se realizan en los almacenes.

El inventario periódico, por su parte, es un método intermedio entre el cíclico y el anual. Como su nombre indica, este inventario tiene lugar periódicamente, varias veces al año. Pero a diferencia del cíclico, no se ejecuta por grupos de referencias sino sobre todo el almacén.

En la planificación logística se establece en qué momentos del año los operarios dejarán sus funciones para dedicarse al inventario periódico.

Así pues, estas son las principales diferencias entre ambas técnicas:

En definitiva, los conteos cíclicos de inventario han logrado implantar la metodología de mejora continua en la gestión del stock en el almacén, disminuyendo la carga del registro de stock periódico y logrando una mayor eficiencia en la gestión de activos en la instalación logística.

Ejemplo de cómo implementar el conteo cíclico de inventarios

Veamos un ejemplo de cómo implantar un inventario cíclico en una empresa donde se ordenan y ubican las referencias según su valor y su frecuencia de venta.

Supongamos que se trata de una empresa de automoción, que cuenta con un centro de producción y distribución de piezas mecánicas para coches. El primer paso que debe acometer el responsable logístico es analizar, según el principio de Pareto, qué referencias cuentan con una rotación de producto A, B o C. Tras este análisis, el responsable puede afirmar que los motores representan casi un 80% de sus beneficios (A), mientras que la venta de frenos produce un 15% (B). Y, por último, que la facturación de las cajas de cambio no supera el 5% (C).

Teniendo en cuenta las ubicaciones y la frecuencia de conteo establecida para suprimir los errores en la gestión de stock, así debería ser el modelo de conteo cíclico de inventario ABC para esta empresa:

En consecuencia, el responsable de almacén de la empresa de automoción deberá hacer 30 conteos al día para rebajar el número de errores relacionados con el inventario. Por el contrario, de no aplicar esta técnica de gestión de stock, una vez al año debería revisar sus más de 1.000 ubicaciones, con el consiguiente parón en las operativas logísticas de sus instalaciones.

Control íntegro del stock: la necesidad de un SGA

Si bien el conteo cíclico de inventario es una técnica que busca mejorar el registro de stock en almacén, en casos como el del ejemplo anterior, donde el inventario es complejo debido al número de ubicaciones, se recomienda implementar un sistema de gestión de almacenes (SGA). Un software de este tipo permite un control íntegro del inventario en tiempo real, automatizando las técnicas de organización de stock como el conteo cíclico de inventario. Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux es capaz de organizar los ciclos de conteo, mejorando la precisión y exactitud del inventario del almacén.

Si quieres conocer todos los beneficios que puede aportar a tu compañía la implementación de un SGA, no dudes en contactar con Mecalux. Un consultor experto en Easy WMS te escuchará y te ofrecerá la solución tecnológica más adaptada a tus necesidades.