Jefe de almacén: funciones y perfil de un rol clave de la logística

El jefe de almacén o encargado de almacén es uno de los perfiles con mayor demanda en logística, por la importancia que ha adquirido este sector en los últimos años. Hoy en día, los usuarios durante sus experiencias de compra interaccionan con las empresas a través de múltiples canales de venta. Por este motivo, la logística se ha tenido que adaptar y convertirse en el motor de múltiples iniciativas para atender los nuevos hábitos de los consumidores.

En este contexto, el jefe de logística o de almacén emerge como uno de los cargos con más responsabilidad dentro del organigrama de la empresa. Este perfil profesional debe tener capacidad de liderazgo y trabajar a la par con el jefe de producción ─y otros departamentos─ con el propósito de afrontar los nuevos escenarios que se delinean en el mercado.

En este artículo vamos a desgranar las funciones que cumple el jefe de almacén, qué formación y capacidades necesita para hacer su trabajo y cómo un SGA le puede ayudar a llevar una mejor gestión de todos los recursos del almacén y a tomar las decisiones más acertadas para el negocio.

¿Quién es el jefe de almacén?

El jefe de almacén es la persona encargada de supervisar todo lo que ocurre en un almacén. Su misión es planificar, dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento, reposición, almacenamiento y distribución de los materiales y productos de la compañía. Uno de sus objetivos primordiales es optimizar tanto el espacio del almacén como las tareas que allí se llevan a cabo.

Es un cargo de alta responsabilidad, pues su cometido está estrechamente relacionado con la sostenibilidad y el rendimiento de todo el negocio. Un almacén productivo ayuda a la empresa a obtener buenos resultados, ya que mejora la calidad del servicio y, en consecuencia, la satisfacción del cliente.

El almacenamiento es uno de los eslabones principales de la cadena de suministro. Por ello, el jefe de almacén trabaja de forma directa con el jefe de producción y debe asimismo participar en las etapas de producción de los artículos, desde la concepción y materialización hasta su distribución y entrega en los puntos de venta. Estos dos roles deben comunicarse y coordinarse continuamente con el fin de asegurar la correcta fabricación del producto  y su entrega al cliente final de manera eficiente.

Pongamos, por ejemplo, que la empresa se propone lanzar un nuevo producto al mercado. Para lograrlo, el jefe de producción y el de logística deben poner sobre la mesa y definir numerosas cuestiones, entre otras: qué materias primas y recursos necesitan para fabricar ese artículo ─lista de materiales o BOM─ y, por tanto, en qué momento deben enviarse las materias primas a las líneas de producción, o en qué condiciones almacenar los productos terminados.

¿Qué funciones desempeña el jefe de almacén?

El encargado del almacén vela porque todas las operativas sean fluidas y cuenten con las máximas garantías de seguridad. Veamos cuáles son en concreto sus tareas y funciones:

• Dirigir el equipo. Debe supervisar, orientar y asignar responsabilidades a los profesionales del almacén (tareas de almacenaje, preparación de pedidos, limpieza…). También ha de evaluar el desempeño de cada empleado y comprobar que trabaje correctamente.
• Priorizar la seguridad. Una de las funciones primordiales del jefe de almacén es la de desarrollar un plan de prevención de riesgos acorde con las tareas y la naturaleza de su instalación. Este plan contempla la realización de una inspección técnica anual del estado de los racks (recogida en la norma europea EN 15635, de obligado cumplimiento). En esta inspección, además del estado de los racks, se evalúan las condiciones de las tarimas, la adecuación de los montacargas y unidades de carga a los racks, así como la corrección de las maniobras por parte de los operarios.
• Liderar la recepción y expedición. El jefe de almacén debe planificar qué pasos seguir y asegurar su cumplimiento. Además, será quien tome decisiones en caso de que se produzcan situaciones imprevistas.
• Control del inventario. Significa hacer un seguimiento de la mercancía, tanto del producto terminado como de las materias primas. No cabe duda de que el principio básico de la logística es el disponer siempre de la mercancía cuando se necesita. La rotura de stock tiene un impacto muy negativo para el negocio (retrasos en la entrega de pedidos, mala imagen corporativa, etc.), algo que hay que evitar a toda costa.
• Optimizar el espacio. La falta de espacio es una de las mayores preocupaciones a la hora de gestionar un almacén. Por esa razón, una de las funciones del jefe de almacén es distribuir el espacio (el layout del almacén) de modo lógico y eficiente. Por ejemplo, en los almacenes de grandes dimensiones, la mercancía puede sectorizarse y distribuirse entre las distintas zonas. Una buena organización del espacio redunda en un mayor rendimiento y en agilidad de los operarios para localizar las referencias.
• Planificar la estrategia logística. Se trata de asegurar el buen funcionamiento de todas las actividades del almacén. Esto incluye: 
      1. Elaborar la política de abastecimiento, almacenaje y aprovisionamiento de producción (lo que sería la logística interna de la compañía).
      2. Decidir y organizar cómo son los procesos de distribución y entrega de cada producto.
      3. Supervisar el picking.
      4. Garantizar el flujo de mercancía y estudiar cómo mejorar y perfeccionar todos los procesos.
      5. Optimizar el transporte: reducir el costo, plazos e itinerarios de entrega.
      6. Prevenir incidencias y el deterioro del almacén aplicando medidas de seguridad y mantenimiento.

Perfil profesional de un jefe de almacén

La formación es indispensable para cubrir una posición tan exigente como esta. El responsable de la logística de una compañía suele ser una persona con educación superior ─mayoritariamente con título universitario (por regla general, económicas, empresariales o ingeniería)─ y que, además, haya realizado alguna especialización en logística.

Sin embargo, buena parte de las habilidades y capacidades se adquieren y se perfeccionan a través de la experiencia, como el aprender a liderar un equipo o a tratar con clientes y proveedores.

Por otra parte, dado que el jefe de almacén debe tratar con todo tipo de proveedores, clientes y empleados, es necesario que tenga fluidez en idiomas, que disponga de habilidades de inteligencia emocional como la empatía y que sepa escuchar y negociar.

Por último, no podemos olvidar otro tipo de habilidades más técnicas que resultan imprescindibles para poder ejercer este cargo. Un jefe de almacén ha de poseer habilidades informáticas, ha de ser hábil con las tecnologías y demostrar capacidad de análisis.

Desde hace unos años, la tecnología ha transformado por completo la logística hasta el punto de convertirse en uno de los pilares para una mayor competitividad empresarial. Un negocio moderno no puede prescindir de ella si pretende controlar y tener una mayor visibilidad de todos los procesos que tienen lugar en su almacén.

Así pues, en su día a día, el jefe de almacén no solo debe sentirse cómodo con las últimas tecnologías, sino que ha de saber explotarlas para conocer todos los entresijos del almacén y sacar provecho de ello en términos de rentabilidad. Y, a su vez, tiene que ser capaz de convertir los datos que le aporte el sistema de gestión de almacenes (SGA) en información aplicable, con el fin de obtener mejoras.

Software para el jefe de almacén

Con la ayuda de un SGA, como Easy WMS de Mecalux, el jefe de almacén puede controlar y optimizar todo lo que ocurre en el almacén: el stock, los flujos, cómo se manipula la mercancía, cómo se conservan los productos, cómo deben ser las reposiciones y la preparación de pedidos, entre otras cosas.

Más allá de un SGA, el jefe de almacén también necesita ciertas herramientas de análisis de datos y monitorización de las actividades del almacén:

1. Supply Chain Analytics. Con este software se pueden comprobar distintos indicadores sobre la situación del almacén, conocer en profundidad el estado del negocio y medir el rendimiento de todos los procesos. Incorpora paneles de mando que abarcan la mayoría de las funcionalidades logísticas que hay que tener en cuenta: entradas, salidas, precisión en la preparación de pedidos, clientes, calidad, capacidad y utilización.  Con estos paneles se recaban datos útiles sobre todas las operativas del almacén. Esta información ayuda a efectuar un análisis detallado de las operativas, planificar los recursos, medir el desempeño del negocio y tomar decisiones estratégicas para aumentar la productividad.

2. Labor Management System. Con el objetivo de perfeccionar las operativas del almacén, este software se emplea para monitorizar las actividades de los operarios con vistas a incrementar su eficiencia. Su funcionamiento es muy claro: se encarga de registrar los tiempos reales invertidos en la realización de las tareas y compararlos con los tiempos estándar estimados para cada una de ellas. De este modo, el jefe de almacén puede medir el desempeño de los trabajadores e identificar puntos de mejora con facilidad.

Figura imprescindible en la cadena de suministro

Indudablemente, el jefe de almacén es una figura básica para el correcto desarrollo de las actividades de toda empresa. Sin él, el caos se apoderaría del almacén. 

Teniendo en cuenta que la logística es un sector en constante expansión y transformación, el responsable de logística también debe actualizarse para afrontar con holgura los nuevos retos que se plantean. Para cumplir sus obligaciones con éxito, en su currículum no puede faltar una formación óptima, la fluidez en idiomas, la empatía y ser imbatible en el análisis de datos.

Asimismo, el jefe de almacén tiene que estar informado de todos los movimientos de la cadena de suministro de la que su empresa es partícipe para pasar por el cedazo esa información gracias al análisis de datos y poder corregir después procesos poco eficaces. Esas herramientas informatizadas harán que ejerza un control absoluto sobre sus operativas y marcarán la diferencia entre un almacén rentable y otro lleno de ineficiencias.

En Mecalux disponemos de soluciones de software que llevarán a tu empresa a la vanguardia de tu sector y ayudarán a tu jefe de almacén a tomar decisiones y lograr los objetivos marcados. Ponte en contacto con nosotros para conocer en detalle cómo Easy WMS y el módulo Supply Chain Analytics pueden mejorar tu negocio de una forma eficaz.