Logística de aprovisionamiento, clave en la cadena de suministro

La logística de aprovisionamiento hace referencia a la primera fase por la que pasan los productos en una cadena de suministro. Concretamente, la de adquisición y almacenamiento. ¿Qué podemos hacer para dinamizar este proceso a fin de obtener una mayor rentabilidad?

En este post responderemos a esta pregunta y veremos el impacto que tiene la logística de aprovisionamiento en los costos de producción, además de desmenuzar sus beneficios y los tipos de aprovisionamiento que existen.

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?

La logística de aprovisionamiento se encarga de gestionar los suministros requeridos para la venta y fabricación de productos elaborados, semielaborados y materias primas con el objetivo de garantizar un correcto funcionamiento del resto de operativas de la cadena de suministro.

Para entender mejor qué es la logística de aprovisionamiento es preciso definir la esencia del concepto de aprovisionamiento. El aprovisionamiento consiste en adquirir los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos hasta que empiece el proceso de producción o comercialización.

Si hablamos, por ejemplo, de una empresa productora, su logística de aprovisionamiento se centrará en la adquisición de materias primas, materiales, piezas, etc. En el caso de que nos refiramos a una empresa de servicios, la logística de aprovisionamiento gestionará la obtención de mercancías y productos terminados desde el proveedor hasta el almacén.

Funciones de la logística de aprovisionamiento

Es posible sintetizar y agrupar todas las funciones que lleva a cabo la logística de aprovisionamiento en torno a tres operativas.

La primera está relacionada con la adquisición de la mercancía, es decir, el proceso de compra de los productos que necesita el departamento de producción y/o comercial, seleccionando proveedores y teniendo en cuenta el precio, la calidad, plazo de entrega, condiciones de pago, etc.

La segunda tiene que ver con el almacenaje, pues es preciso habilitar un espacio para alojar los productos que posteriormente utilizará el departamento de producción. Cuando el producto ya está fabricado, este también debe almacenarse hasta su proceso de expedición y distribución hacia los clientes finales.

La última función de la logística de aprovisionamiento es la de gestionar el inventario a fin de determinar la cantidad de existencias con las que trabajar, así como la periodicidad en los pedidos de suministros para cubrir los requerimientos productivos y de comercialización de la organización.

Tipos de aprovisionamiento

Hay distintas maneras de realizar el aprovisionamiento, según la antelación con la que recibimos los suministros o la variabilidad de nuestra demanda. Veamos los tres métodos principales de gestión del aprovisionamiento de una empresa:

• Just-in-time: con el just-in-time o JIT los suministros se adquieren a medida que se necesitan, de modo que no es preciso almacenarlos. Esta técnica reduce los costos de almacenaje, pero aumenta el riesgo de desabastecimiento, así como la excesiva dependencia hacia los proveedores.
• Sincronizado con producción: las necesidades de producción marcan el ritmo de las adquisiciones de existencias. De ese modo y con un tiempo de antelación, se establece una planificación con las fechas exactas en las que los proveedores entregarán la mercancía. Este sistema también rebaja los costos de almacenaje y, al mismo tiempo, minimiza posibles problemas de desabastecimiento.
• Stock de seguridad: estableciendo un stock de seguridad, se dispone de existencias extras para hacer frente a cualquier imprevisto relacionado con los cambios en la demanda o retrasos de los proveedores. Implica mayores costos de almacenaje y elimina cualquier posibilidad de desabastecimiento. Eso sí, requiere un control más riguroso de todo el proceso de aprovisionamiento, producción y comercialización, ya que un excesivo tiempo en las instalaciones puede derivar en pérdidas de calidad y en un deterioro del stock almacenado.

No hay un método de gestión del aprovisionamiento que sea mejor que otro, dado que cada compañía decide cómo llevarlo a término en función de sus particularidades, de su metodología de trabajo y de sus recursos.

Factores que tener en cuenta en la logística de aprovisionamiento

Para cumplir con una logística de aprovisionamiento ágil y eficiente, las organizaciones deben contemplar una serie de variables, entre las que destacan:

• Flujos de suministro. Decidir y gestionar las cantidades de stock que suministrar y la frecuencia de aprovisionamiento para disponer de la mercancía requerida siempre que sea preciso.
• Tipo de inventario. Determinar qué modelo de gestión de stock se ajusta mejor a mi cadena de suministro e incrementa el nivel de servicio al cliente y la rentabilidad de la empresa.
• Demanda. Consiste en hacer estimaciones sobre la demanda futura de los clientes a partir de datos históricos (Big Data).
• Proveedores. Una buena selección de proveedores garantiza un producto de calidad y una entrega a tiempo de la mercancía.
• Recepción de material. Es primordial verificar y asegurarse de que la mercancía recibida coincida con la que se ha pedido.
• Unidad de carga. Elegir la unidad o unidades de carga que se utilizarán para el almacenaje, transporte y manutención de la mercancía (caja, tarimas, contenedor, etc.).

¿Qué beneficios ofrece la logística de aprovisionamiento?

Es imprescindible una planificación y una estrategia en lo referente a la compra de materiales y su posterior almacenamiento. Por ese motivo, es conveniente llevar a cabo una buena logística de aprovisionamiento que nos permite, por ejemplo, una mayor previsibilidad en los tiempos de entrega y, por ende, mejorar la puntualidad y el rendimiento de las operaciones.

Otro de los grandes beneficios de una logística de aprovisionamiento eficiente tiene que ver con la reducción de costos. Ya no tendrás que preocuparte por adquirir más producto del que necesitas y que este se convierta en stock inactivo, acarreando gastos innecesarios de almacenaje. Los costos de producción también se verán disminuidos, puesto que dispondrás en todo momento de la mercancía indispensable para mantener los niveles de productividad estipulados, sin sufrir roturas de stock.

Asimismo, elegir buenos proveedores te permitirá minimizar los gastos de transporte y disfrutar de un abastecimiento periódico, económico y con material de calidad. Todo ello, mejorando el servicio final al cliente y la reputación de la marca, al mostrar el compromiso e interés por beneficiarse de una cadena de suministro sostenible y competitiva.

Sistemas y tecnologías a implementar en la logística de aprovisionamiento

Dotarse de sistemas como un MRP, ERP o un SGA ayudan a digitalizar el control de todos los pedidos, tanto para el proceso de producción como para su comercialización. Otra tendencia en auge es la del e-procurement, que consiste en efectuar todos los trámites con los proveedores (especialmente en cuanto a las compras) de forma digital.

A nivel logístico, un sistema de gestión de almacenes, totalmente compatible e integrable con un ERP, tiene la capacidad de mantener en todo momento los niveles óptimos de stock para nuestra producción o venta mediante avisos e informes. Además, está preparado para ejecutar automáticamente órdenes de pedidos a los proveedores y, de ese modo, reponer la mercancía antes de que alcance el nivel mínimo establecido.

Una vez la mercancía ha llegado al almacén y se ha identificado correctamente, el software elabora la estrategia de ubicación de la mercancía (slotting) que más conviene según su índice de rotación, fecha de caducidad, accesibilidad, etc.

Por último, un SGA, como por ejemplo Easy WMS de Mecalux, también garantiza una total trazabilidad de los productos en cada una de sus etapas. Puede monitorizar los movimientos a fin de realizar informes con datos históricos que nos permitan adelantarnos y estar preparados ante picos de demanda estacionales o periódicos, optimizando así la previsión de la demanda.

Buenas prácticas al alcance de todos

Otorgarle la importancia que merece a la logística de aprovisionamiento es fundamental para el devenir de la cadena de suministro. La complejidad que supone gestionar las cantidades y la frecuencia de los suministros, controlar la previsión de la demanda y cómo afecta esta en el inventario o mejorar la comunicación con los proveedores son algunos de los retos que presenta la logística de aprovisionamiento.

Llevar a cabo una buenas prácticas es más fácil de lo que parece si dispones de los recursos necesarios como, por ejemplo, sistemas de almacenaje adecuados y un software de gestión de almacenes competitivo. En Mecalux, somos especialistas en brindar la solución logística que mejor se ajusta a tus necesidades y, en el caso de la logística de aprovisionamiento, Easy WMS cuenta con el módulo WMS para Producción, con el que obtendrás una integración total de los procesos de abastecimiento en las líneas de producción con el almacén. Contacta con nosotros para recibir la información que te permitirá mejorar los procesos de tu almacén.