¿Es eficaz llevar un inventario y control de stock con Excel?

En almacenes pequeños o incluso en algunos de tamaño mediano no es raro que el inventario y el control de stock se realicen con Excel (o con un software equivalente). No obstante, conocer en tiempo real la situación de nuestra mercancía es determinante para tomar decisiones informadas, lo que conlleva beneficios para la empresa. Excel tiene limitaciones en este aspecto, y a la larga nos puede pasar factura el no haber invertido en software especializado en control de stock. Veamos por qué.

En los últimos años, el auge del e-commerce ha ido acrecentando la complejidad de las tareas de almacén. Hoy en día, cada vez hay mayor diversidad de referencias y menos stock de cada una de ellas. Además, la caja se ha consolidado como la unidad de almacenaje de mercancía más usual. 

En ese contexto, gestionar el stock con papel y bolígrafo es impensable. Por ello, como primer paso hacia la digitalización, existen compañías de pequeño tamaño que se sirven de Excel para llevar un inventario de su almacén. Pero, ¿es una buena fórmula? 

En este artículo analizaremos cómo se controla el stock de un almacén con Excel, cuáles son sus inconvenientes y cuándo se debe apostar por un sistema de gestión de almacenes (SGA).

Inventario en Excel: ¿cómo funciona?

Microsoft Excel es un programa informático para el análisis de datos. La principal característica de esta aplicación es su diseño en forma de hojas o tablas, donde el usuario añade valores sobre los que se realizan cálculos mediante fórmulas, además de poder representarlos gráficamente.

Gracias a sus funciones, Excel se ha convertido en una herramienta corriente en el mundo empresarial. También en algunos almacenes, sin ser un programa diseñado específicamente para este fin.

Microsoft Excel, de hecho, ofrece algunas plantillas (archivos XLTM) para ciertas tareas logísticas. Una de las más comunes es el modelo “Inventario de almacén”.  Con esta hoja, se pueden introducir y eliminar artículos según las órdenes del ERP, hacer listas de artículos, recuperar datos sobre cada ubicación o mantener un control sobre el valor del inventario.

Podríamos, evidentemente, personalizar las plantillas en función de las variables de nuestro negocio: por ejemplo, el número de referencias, el peso y tamaño de estas o la fecha de caducidad del producto.

Además, mediante la instalación de módulos externos, se puede incluso sincronizar una hoja de Excel con un lector de códigos de barras, para actualizar los valores de stock con mayor rapidez. Como no son módulos oficiales, una actualización de Excel podría eventualmente romper esta conexión y dejarnos a merced del soporte que proporcione la empresa creadora del módulo.

Realizar un inventario en Excel tiene como ventaja su simplicidad, al estar ya muchos trabajadores familiarizados con su interfaz por haberla usado en contextos ajenos a la logística. 

Sin embargo, no hay que perder de vista algunos importantes inconvenientes. Si se realiza un control de stock en Excel, esto implica una gestión manual de buena parte del proceso (alguien debe introducir un dato en una celda, cambiar otro dato en otra…). La probabilidad de error es alta. Además, con Excel no podemos automatizar las entradas y salidas del almacén, ni sincronizar datos con proveedores o clientes, la trazabilidad de producto es casi inexistente, la preparación de pedidos no será óptima… En pocas palabras, si el almacén crece, llevar un inventario en Excel resultará inviable. 

SGA vs Excel: ¿cuándo apostar por un sistema de gestión de almacenes?

Controlar el stock con Excel supone un avance en comparación a hacerlo con papel y lápiz. Pero, cuando el almacén sobrepasa un cierto nivel de complejidad, es imprescindible implementar un SGA, como Easy WMS de Mecalux.

Un sistema de gestión de almacenes agiliza la gestión de stock y también otros procesos logísticos fundamentales para la compañía, como la preparación de pedidos o la gestión de ubicaciones.

Si bien  el uso de un SGA en almacenes medianos y grandes es algo ya frecuente, cada vez es más habitual verlo implementado en instalaciones pequeñas, por los beneficios que aporta en la gestión de sus  tareas.

No en vano, el control de stock con un SGA facilita:

• Información en tiempo real sobre la lista de existencias en cada almacén: en conexión con el ERP, el software integra todos los datos referentes a productos, como la rotación, el lote, etc.
• Una máxima agilidad en las labores de los operarios: evita la repetitiva tarea de añadir y eliminar productos y referencias en la aplicación. Además, erradica cualquier posibilidad de error. 
• La optimización de las ubicaciones: el SGA automatiza la ubicación de los productos según las estrategias de la compañía (rotación, proximidad a otras referencias, etc.). De esa forma, se incrementa  la capacidad de almacenaje sin cambiar de almacén.
• La trazabilidad del stock: el control automático permite que el encargado logístico no solo controle qué cantidad de producto hay de cada referencia, sino también dónde se halla durante los distintos procesos que tienen lugar dentro del almacén.
• La generación de informes y estadísticas: el software recaba los miles de datos que se producen a diario en un almacén para que el responsable de la instalación pueda tomar decisiones acordes al rendimiento real de cada operativa. 

Control automático del stock en el almacén

La logística 4.0. ha recortado los tiempos de entrega y ha obligado a las empresas a adaptarse a los múltiples canales de venta que emplea el cliente final. Para compañías con un almacén ─o varios─ que cuenten con una alta densidad de entradas y salidas de producto, el control de existencias por medio de Excel puede provocar fallos que deriven en roturas de stock.

En un escenario e-commerce, donde la reputación es clave para mantener la competitividad del negocio, solo un servicio ágil puede garantizar las entregas eficientes y la correcta optimización de los recursos en el almacén.

Es por ello que cada vez más compañías apuestan por sistemas de gestión de almacenes, ya que les permiten automatizar el control del stock y la gestión de las ubicaciones, lo que redunda en un incremento de la productividad y, sobre todo, en la eliminación de sobrecostos durante esta operativa.

A lo largo de los últimos 20 años, Easy WMS se ha consolidado como una solución intralogística de referencia para suprimir errores en los procesos de almacén. Ponte en contacto con nosotros y uno de los nuestros consultores expertos explicará las ventajas de implantar nuestro SGA en tu almacén.