Guía para la implementación de un WMS

La implementación de un WMS ―siglas en inglés de warehouse management system―, o sistema de gestión de almacenes en español, permite que las compañías digitalicen su logística, supriman errores y coordinen todos los procesos que tienen lugar dentro y fuera del almacén.

Apostar por cadenas de suministro digitales no solo supone una ventaja competitiva, sino también una solución eficaz ante las complejidades que implica la logística 4.0. Tendencias como la devolución gratuita de productos, la omnicanalidad o la proliferación de referencias en el almacén requieren de una gestión digitalizada y automatizada para lograr la máxima eficiencia en la instalación.

¿Por qué implantar un WMS?

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es un programa digital especializado en la organización, coordinación y optimización de todos los procesos logísticos de una compañía. El principal objetivo del software es controlar los flujos de mercancías y de trabajo para maximizar el rendimiento y, sobre todo, eliminar errores en operativas como la preparación de pedidos, la ubicación de productos o el control del inventario.

La gestión y la visibilidad del stock en tiempo real es una de las principales razones por las que instalar un WMS. Un programa avanzado de logística posibilita que el responsable del centro sepa en todo momento de qué cantidad de stock dispone y dónde está ubicada la mercancía. El software automatiza la gestión de ubicaciones en el almacén en base a unos criterios preestablecidos por la dirección logística de la compañía.

Un WMS controla el movimiento de mercancías dentro de la instalación, a la vez que optimiza los desplazamientos de los operarios y de los equipos automatizados. El programa indica las rutas de preparación de pedidos más eficientes, lo que ayuda a reducir los costos en esta etapa logística. Además, entre sus muchas funcionalidades, el WMS coordina los equipos que se emplean en el picking, desde terminales de radiofrecuencia y dispositivos de voice-picking hasta sistemas de iluminación como pick y put-to-light.

En definitiva, un sistema de gestión de almacenes es una herramienta clave en la gestión de desafíos que puede causar un almacén omnicanal, la devolución gratuita de productos, la disminución de los tiempos de entrega o la proliferación de referencias en la instalación. Como apuntan los autores de la publicación académica ERP systems and warehouse management by WMS: “Hoy en día es difícil imaginar una realización eficiente de los procesos logísticos sin herramientas informáticas que los apoyen”. Según los investigadores de la Warsaw University of Life Sciences, “el WMS permite agilizar la recepción y recogida de mercancías en el almacén, establecer proveedores externos, controlar las mercancías en términos de calidad y cantidad, y elegir automáticamente la ubicación de cada producto”.

El proceso de implementación de un WMS

El proceso de implementación de un sistema de gestión de almacenes consta, a grandes rasgos, de las siguientes fases diferenciadas:

• Lanzamiento del proyecto: etapa inicial donde se identifican las necesidades del cliente, las tareas a ejecutar, así como la cronología del proyecto. En esta fase se han de documentar los procesos operativos y los objetivos, tanto por parte del cliente como del proveedor del sistema de gestión de almacenes.
• Diseño de la solución: el equipo de ingenieros del proveedor diseña en detalle la solución a partir de un estudio previo de las necesidades del cliente, del flujo de artículos y de las operativas que se realizan en el almacén, entre otros muchos factores. Esta fase precisa la coordinación completa entre el cliente y el proveedor para definir la aplicación del software, a la vez que la configuración del hardware y de todos los equipos conectados al WMS.
• Configuración del sistema: previamente a la explotación de la solución, es necesario que el proveedor del software prepare el almacén concienzudamente, desde la correcta configuración de los terminales o computadoras de trabajo hasta la formación de los empleados o el número de licencias disponibles. Esta etapa incluye las comprobaciones de todas las funcionalidades preestablecidas, como las reglas de ubicación, la adecuación de los flujos de trabajo, los diferentes estados disponibles para cada referencia o el correcto diseño del almacén. Antes de la entrada a producción, el proveedor lleva a cabo un ensayo general para asegurarse de que la solución está lista para coordinar todas las operativas que tienen lugar en el almacén.
• Puesta en marcha: fase en la que entra en funcionamiento el software. El proveedor del WMS ha de acompañar al cliente durante el proceso de despliegue para verificar que el diseño y configuración de la solución digital responden a las necesidades logísticas de la compañía.

Consejos para la implementación de un WMS

El éxito en la implantación de un WMS parte de la comunicación entre cliente y proveedor del software. Por este motivo, es imprescindible que la compañía que quiere instalar un WMS defina previamente el equipo interno que lidere la ejecución del proyecto con el proveedor y conozca tanto el funcionamiento del almacén como las características y necesidades logísticas de la organización.

Una vez definido el equipo de trabajo, es necesario crear un plan interno de implementación del software que recoja información relevante como la partida de presupuesto asignada, el plan de migración de datos, la planificación de las copias de seguridad, así como las acciones contempladas para la puesta en marcha del software.

Los datos recogidos por el software son básicos para garantizar la eficiencia de los procesos digitalizados. Asimismo, hay que poner especial énfasis en que no se produzcan errores durante la migración de un sistema a otro ―o durante el volcado de información si el almacén no cuenta con otro programa―.

Por último, antes de que el software entre en fase de producción, el equipo designado por la compañía ha de coordinarse con el proveedor del software para formar a los operarios en las funcionalidades del programa. La usabilidad de los programas de gestión de almacenes facilita la formación de los operarios y acorta los tiempos de despliegue.

Un proveedor de confianza para la implementación de un WMS

La implantación de un WMS en un almacén supone un hito logístico para cualquier compañía, porque implica digitalizar los procesos y minimizar el riesgo de errores derivados de la gestión y manipulación manual. No obstante, el éxito de la gestión digital no solo radica en las funcionalidades avanzadas del software, sino también en la capacidad del proveedor de diseñar una solución de software personalizada, acorde con las necesidades y características del cliente.

En Mecalux somos expertos en la creación y puesta en marcha de soluciones integrales de intralogística. Nuestro sistema de gestión de almacenes, Easy WMS, coordina los procesos en más de 1,000 instalaciones en 36 países y ha sido incluido en el Magic Quadrant 2022, elaborado por la consultora Gartner.

Si estás interesado en incrementar la eficiencia de tus procesos logísticos y disponer de un software de confianza que maximice el rendimiento de tu almacén, no dudes en consultarnos. Un asesor experto te ofrecerá la mejor solución digital para tu organización.