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Control de almacén: ¿qué métricas monitorizar?
Para un buen control del almacén son imprescindibles los sistemas de gestión, que registran datos de manera continua. Esta información se traduce en indicadores clave de rendimiento (KPI), que permiten medir la evolución de las operaciones intralogísticas. Los KPI no solo sirven para valorar el desempeño de nuestro centro cada cierto tiempo, sino que también facilitan el control permanente del almacén.
¿Cómo saber si la instalación de almacenaje está funcionando en cada momento al nivel requerido? La respuesta se encuentra en esos mismos datos. Pero, a no ser que sepamos interpretarlos y conozcamos su impacto en los procesos, los números que aparecerán en pantalla no serán más que eso: intrincadas gráficas, cifras y porcentajes sin un significado claro.
Herramientas para ejecutar un exhaustivo control del almacén
Para llevar un control del almacén efectivo es fundamental revisar con frecuencia las métricas que miden la actividad del almacén. Esta buena práctica ayuda a una pronta detección de problemas y a poder actuar con rapidez para que el fallo tenga repercusiones mínimas en la cadena de suministro. Para ello, la gestión informatizada del almacén se vuelve indispensable.
No obstante, es necesario contar con un sistema capaz de analizar e interpretar ingentes cantidades de datos como complemento a las funcionalidades de gestión del SGA. Como base para la redacción de este artículo, hemos utilizado el módulo Supply Chain Analytics Software para Easy WMS de Mecalux.
KPI que facilitan el control del almacén
Veamos en detalle las principales métricas que proporciona el módulo Supply Chain Analytics Software:
Gestión de entradas o recepción de mercancías
| KPI | Descripción | Impacto |
|---|---|---|
| Ratio de movimientos de muelle a stock | Mide en horas el tiempo que transcurre de media desde que se inicia la recepción de mercancías hasta que finaliza. Refleja la capacidad operativa del almacén para convertir la mercancía recibida en inventario registrado. | Cuanto más alto sea el valor, más horas se dedicarán y, por tanto, peor será el rendimiento. Este dato nos alerta de que hay un cuello de botella en la recepción de mercancías, que está retrasando las entradas. |
| Recepciones y líneas de recepción realizadas por hora | Refleja el volumen de productos recibidos que se han procesado por hora | Detecta picos y valles en la actividad de los muelles y facilita la coordinación con los proveedores. También muestra la productividad de los operarios cuando se recibe stock. |
| Porcentaje de recepciones sin daños por proveedor y por día | Mide el número de recepciones que han llegado en perfectas condiciones (todos los productos que las componen tienen que estar libres de daño). | Junto con el siguiente indicador, permite controlar el desempeño de los proveedores y revisar el nivel de servicio que ofrecen. |
| Proveedores a tiempo por día | Indica el porcentaje de proveedores puntuales en sus envíos. | Es importante para la gestión de compras y el cálculo del punto de pedido y de los stocks de seguridad. |
Gestión de salidas o expedición de mercancías
| KPI | Descripción | Impacto |
|---|---|---|
| Ratio de cumplimiento de líneas (line fill rate) | Expresa la relación que hay entre las líneas de picking que se gestionan (productos individuales) y envían frente a las cerradas o canceladas. | Refleja la eficacia operativa del almacén completando y expidiendo productos con éxito. |
| Ratio de cumplimiento de órdenes de pedido (order fill rate) | Muestra la relación existente entre los pedidos que se reciben y a los que se dan salida (una orden se compone de varias líneas). | Evidencia la capacidad del almacén en gestionar y enviar pedidos. Para que sea un valor favorable debe ser cercano al 100%. |
| Líneas introducidas, expedidas, cargadas y cerradas por hora | Esta métrica divide el proceso de preparación de pedidos restringiéndolo solo a las tareas cuya responsabilidad íntegra es del almacén. | Los datos del ciclo completado en el almacén permiten monitorizar el ritmo de trabajo y la productividad de los operarios. |
| Órdenes expedidas por hora | Mide el número de órdenes cerradas cada hora. Muestra la eficacia de los operarios y de la última fase de verificación previa a la expedición de mercancías. | A mayor número, mayor productividad tendrá el almacén. |
| Tiempo de ciclo de orden interno | Es el tiempo que tarda un pedido en completarse desde que llega la orden al almacén hasta que sale por el muelle de expediciones. Revela la agilidad del almacén en responder a la demanda. | A menor tiempo consumido, mejor será el desempeño del almacén. Es una métrica que permite detectar retrasos en el proceso de picking. |
| Órdenes a tiempo y preparadas para expedir | Es el porcentaje de órdenes completadas que están esperando a ser expedidas. Una orden completada a tiempo tiene lugar cuando la fecha real de expedición es menor que la fecha de expedición planeada. | Si arroja un porcentaje alto, indica que los pedidos se expiden antes de la fecha planeada, algo que es síntoma de gran eficacia y un excelente nivel de servicio. |
Gestión de stock o inventario
| KPI | Descripción | Impacto |
|---|---|---|
| Referencias o SKU con stock | Este porcentaje refleja los niveles de stock disponible en almacén por referencia. | Cuantos más productos haya en existencias, menos riesgo de entrar en situaciones de rotura de stock. Tener los datos actualizados facilita la organización del aprovisionamiento. |
| Backorders o pedidos pendientes | Son aquellos pedidos que el almacén ha recibido, pero que se encuentran parados por falta de stock. | Indican que se han producido roturas de stock en ciertas referencias. |
| Inventario invendible | Se refiere al stock al que no se le puede dar salida por distintas razones. | Este inventario obsoleto es problemático porque está consumiendo recursos y eleva los costos de almacenamiento. |
| Contracción de stock | Es la diferencia entre el stock registrado en el sistema y el stock real. Si el stock real es inferior al registrado, se produce la pérdida de inventario o contracción. | Ayuda a evitar aprovisionamientos indebidos y evidencia riesgos de no servir pedidos. Puede deberse a errores en el inventariado, fallos operativos o de manipulación, robos o fraudes, productos dañados… |
Precisión en la gestión de pedidos y picking
| KPI | Descripción | Impacto |
|---|---|---|
| Precisión del picking en órdenes de pedido | Muestra el porcentaje de órdenes de pedido completadas sin errores, es decir, órdenes con productos correctos y realizadas en el tiempo requerido. | El objetivo debe ser una precisión del 100%, porque los errores en el picking son altamente costosos. |
| Órdenes expedidas completas | Es el porcentaje de pedidos que se han expedido por completo. Evalúa la productividad de los operarios. | Si hay una bajada en este dato, puede ser indicador de problemas en la comunicación con los operarios, en la tramitación de los pedidos o de fallos humanos. El objetivo es lograr el 100%. |
| Ratios de expedidos frente a pedidos | Relaciona el número de pedidos expedidos frente al recibido. | El objetivo es que la ratio sea lo más elevada posible porque así muestra que el nivel de servicio del almacén es alto. Además, ayuda a evitar posibles faltas de stock en el almacén. |
Gestión de ubicaciones y capacidad del almacén
| KPI | Descripción | Impacto |
|---|---|---|
| Volumen de ocupación del almacén por tipo de ubicación | Muestra el porcentaje de ocupación de un tipo de ubicación (puede ser un tipo de estantería o una zona concreta como un búfer de almacenamiento). Este indicador detecta si hay tipos de ubicaciones infrautilizadas u otras próximas a la sobrecarga. | Puede terminar indicando la necesidad de ejecutar un rediseño de layout o el cambio de sistemas de almacenaje para ajustar la disponibilidad de ubicaciones por tipo de artículo. De igual modo, también evidencia instalaciones operando por debajo de su capacidad efectiva. |
| Almacén usado por tipo de artículo | Muestra el reparto de ubicaciones ocupadas por un mismo tipo de artículo en forma de gráfico circular. | Permite analizar las características del inventario y comprobar su evolución, ya que se puede analizar a partir de distintos criterios temporales (trimestral, semanal, entre fechas concretas...). |
| Días on hand de mercancía | Se subdivide por tipo de artículo o por artículo concreto. Hace referencia al tiempo que permanece una referencia en stock en el almacén. | Permite ajustar el reaprovisionamiento del stock y también ver la rotación de existencias. |
Control del almacén con Easy WMS de Mecalux
El módulo Supply Chain Analytics Software se actualiza cada día a partir de la base de datos de Easy WMS y dispone de una potente herramienta para el diseño de informes y el ajuste personalizado de las estadísticas. Proporciona un exhaustivo control del almacén gracias a la enorme información que pone a nuestra disposición, así como a su claridad a la hora de presentarla.
Si quieres que te mostremos su funcionamiento en combinación con Easy WMS de forma personalizada, te aconsejamos que contactes con nosotros. Uno de nuestros especialistas en software te hará una demostración de todo su potencial para el control de los procesos de almacenaje.