‘Value stream mapping’: cómo identificar ineficiencias en el almacén

El value stream mapping (VSM, por sus siglas en inglés) es una técnica para visualizar el proceso de fabricación de un producto, desde la recepción de materias primas hasta la producción, el almacenamiento y la entrega al cliente.

Empleada mayoritariamente en centros de producción y almacenes, esta herramienta facilita el análisis de las diferentes etapas de producción con el objetivo de mejorar procesos.

VSM: ¿qué es un ‘value stream mapping’?

El value stream mapping, también conocido como mapa de flujos de valor, es una herramienta visual cuya finalidad es identificar deficiencias y detectar oportunidades de mejora en el proceso productivo y en la gestión logística de un producto. Esta herramienta se popularizó en la década de los 90 en metodologías como el lean o el six sigma, que comparten una misma meta: eliminar sobrecostos e impulsar sistemas de fabricación eficientes.

El VSM consiste en un diagrama de flujos en el que se representan las distintas actividades y etapas por las que discurre un producto a lo largo del proceso de producción, desde la compra de materia prima hasta la entrega al cliente final. La herramienta permite visualizar el movimiento de materias primas y analizar la eficiencia de los procesos productivos.

El mapa de flujos de valor registra cada una de las actividades y tareas que se requieren para la creación y distribución de un producto, por lo que el responsable de producción puede individualizar aquellos procesos que no agreguen un valor añadido para el cliente. El VSM emplea un sistema de símbolos que reproducen los flujos de información, trabajo y movimientos generados a lo largo de la supply chain (cadena de suministro).

Para hallar los errores y deficiencias en la producción de un producto, el equipo responsable puede elaborar y comparar diferentes versiones del VSM. Por ejemplo, un diagrama que emule el flujo real y otro que refleje el estado futuro o ideal. Gracias a esta comparación resulta más fácil visualizar dónde existen oportunidades de mejora y en qué etapa concreta del proceso productivo pueden implementarse.

Beneficios de emplear la técnica VSM

La elaboración de un mapa de flujos de valor facilita que los encargados de supervisar los procesos productivos, como los responsables de logística, puedan:

• Disponer de una visión integral de la producción: el diagrama promueve la recopilación de información de todos los procesos implicados en la producción, lo que posibilita que la persona responsable esté mejor informada a la hora de tomar decisiones.
• Identificar deficiencias, sobrecostos y errores: esta herramienta de lean manufacturing ayuda a detectar procesos que suponen un sobrecosto o que no aportan valor añadido al producto. El análisis redunda en un beneficio tanto para el fabricante como para el cliente, porque el resultado final se traduce en una mejora del producto o servicio.
• Fomentar una estrategia logística y de producción eficientes: la técnica de value stream mapping implica un análisis actual y del estado ideal del proceso productivo. A partir de ahí se pueden definir las acciones idóneas para optimizar los flujos de producción de la empresa.

En definitiva, aplicar un análisis de value stream mapping a un proceso productivo comporta implementar técnicas de lean logistics a las líneas de producción, con el fin de determinar ineficiencias para así eliminar errores y sobrecostos.

Cómo implementar la técnica VSM: 5 pasos a seguir

La técnica VSM requiere seguir los siguientes pasos para analizar el nivel de eficiencia del proceso productivo:

1) Establecer el proceso a mapear

Previamente al análisis, es necesario definir y acotar cuáles son las etapas que se someterán a estudio. Para ello, es imprescindible que la compañía haya definido con antelación qué producto o servicio quiere mejorar.

2) Identificar el objetivo y el alcance del estudio

Una vez seleccionado el proceso a mejorar, hay que precisar el alcance específico del estudio, determinando cuáles son las etapas actuales y cuáles son las ideales en el proceso productivo. Por ejemplo, un objetivo podría ser optimizar el abastecimiento de materia prima de una línea de fabricación. En este caso, el análisis se centraría en el rendimiento de los equipos de trabajo y de manejo que actúan en esta operativa para detectar oportunidades de mejora.

3) Determinar las personas involucradas

El value stream mapping requiere seleccionar a las personas expertas que se involucrarán en el análisis de las etapas del proceso productivo. En esta fase, es importante determinar el rol de cada persona y establecer su grado de responsabilidad en función de sus conocimientos en cada área.

4) Ejecutar el análisis

La fase de ejecución es una de las más complejas, pues el estudio de cada tarea requiere, a su vez, tres análisis distintos del proceso productivo:

• Cómo se piensa que es
• Cómo es realmente
• Cómo debería ser

Estos tres análisis posibilitan que el responsable disponga de una comparativa entre el proceso de producción ideal, cómo es actualmente y, sobre todo, cuál es la perspectiva de la compañía acerca de las operativas de fabricación.

5) Elaborar el plan de acción

Tras realizar los tres análisis, los participantes deben consensuar un plan de acción para que el proceso productivo cambie de la versión 2 (cómo es realmente) a la versión 3 (cómo debería ser).

El plan de mejora ha de elaborarse cumpliendo con los estándares del value stream mapping: las acciones han de ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y temporales ―lo que se conoce en inglés bajo el acrónimo SMART―.

‘Value stream mapping’ aplicado a logística

Aunque el value stream mapping se relaciona directamente con el lean manufacturing, esta herramienta de calidad también tiene repercusión en la logística de un producto. ¿Por qué? Durante el análisis VSM se tienen en cuenta operativas logísticas como el suministro de materias primas, las condiciones de almacenamiento o la distribución de pedidos.

La aplicación de esta técnica visual también puede implicar al responsable logístico con el objeto de identificar errores y etapas que no aporten valor añadido durante el paso del producto por el almacén. El value stream mapping permite localizar sobrecostos o pérdidas de tiempo que pueden ser subsanados con la instalación de sistemas de almacenamiento automático, el despliegue de un sistema de gestión de almacenes o la implementación de un nuevo método de preparación de pedidos.

Según el estudio Value stream mapping in ordering process, publicado por la Universidad de Belgrado, el VSM es una herramienta que puede servir para detectar deficiencias y mejorar procesos en los almacenes: “Es crucial minimizar los pasos que no añadan valor al almacén e incrementar la velocidad y el rendimiento. Dado que en el almacén coexisten muchas mercancías diferentes y flujos de información, estas mejoras pueden lograrse utilizando el VSM”. Aplicar el value stream mapping en logística, según los investigadores, permite mejorar las entregas y optimizar los costos logísticos. “El propósito es entregar los productos rápidamente, con buena calidad y a un precio bajo. Uno de los métodos más empleados para reducir el tiempo y los costos es el VSM”.

Esta herramienta visual señala donde existen las oportunidades de mejora y lleva a cabo un análisis del estado ideal del proceso producto. Para acrecentar la productividad, los autores concluyen con algunas soluciones que palían las ineficiencias en el almacén como: “La creación de un espacio libre o una nueva sala de envasado, la introducción de nuevas estrategias de ubicación o la mejora del sistema de información, por ejemplo, junto con la definición de indicadores clave de rendimiento”.

El value stream mapping también es una técnica que se aplica en el sector e-commerce. En la publicación Application of value stream mapping in e-commerce, los académicos de la Universidad de San José (Estados Unidos) describen cómo el VSM puede potenciar la eficiencia de la cadena de suministro de un e-commerce: “Las partes y actividades implicadas, los vínculos entre ellas y el flujo de información y productos en el proceso de la cadena de suministro se visualizan mediante la creación del VSM. El flujo de la cadena de suministro se comprende mejor en su globalidad y las posibles deficiencias se identifican fácilmente”.

El estudio, publicado en la revista académica Sustainability, confirma que la metodología value stream mapping puede contribuir a disminuir costos, así como a mejorar la eficiencia de la gestión de la cadena de suministro y la satisfacción del cliente.

VSM, eliminación de sobrecostos en logística y producción

El value stream mapping es una herramienta habitual para determinar oportunidades de mejora en los procesos productivos. En el campo de la logística y el almacenamiento, el VSM puede detectar ineficiencias, por ejemplo, en los procesos de recepción, ubicación de producto o expedición de mercancía.

Una planificación logística eficiente requiere de un análisis previo de los flujos de trabajo en el almacén y en el centro de producción para aspirar a la máxima productividad. Esta herramienta permite visualizar los errores en el proceso productivo que impiden la máxima eficiencia. Una vez realizado el análisis, Mecalux dispone de un amplio catálogo de soluciones de intralogística para multiplicar la productividad de un almacén y eliminar el riesgo de error en las operativas logísticas. Contacta con nosotros y un consultor experto te asesorará sobre la mejor solución para tus instalaciones.