La elaboración de ‘picking lists’ para evitar errores en el almacén

Las listas de picking, picking lists o pick lists se utilizan para organizar la secuencia de recogida de los productos que conformarán los pedidos de los clientes en el almacén. Se trata de un documento que suele ser de uso interno (en la mayoría de los casos, el cliente nunca lo llega a ver), pero que es de gran utilidad para los operarios.

La elaboración de las listas de picking y de la información que contienen depende en gran medida del método de picking que se aplique y del equipamiento con que cuente el almacén. En nuestro artículo, repasamos qué información deben contener y qué ventajas aporta disponer de un sistema de gestión de almacenes que pueda configurar de forma automática las listas de picking.

¿Qué información deben contener las ‘picking lists’?

El objetivo de las picking lists es reflejar todos los datos del pedido del cliente e indicar al operario su localización en el almacén para que lo pueda recoger en el orden óptimo. Generalmente, las listas de picking deben contener la siguiente información:

- Número de ‘picking list’

Cada lista de picking debe llevar un número identificativo único, con el fin de evitar duplicidades y facilitar el registro de un histórico de listas de picking.

- Información del cliente:

No se trata de un dato crucial para realizar el picking correctamente, pero es cierto que facilita la identificación de los pedidos y su verificación, en especial si el picking de los distintos productos que componen el pedido lo hacen distintos operarios. Por ejemplo, esto ocurre así con el método de picking por lotes o batch picking.

- Datos sobre la orden de pedido del cliente:

Cada orden de pedido cuenta con una numeración que lo identifica, además de figurar otra información como la fecha de pedido, códigos de barras para su escaneo o el muelle de expedición asignado.

- Información sobre los productos que recoger:

Es la piedra angular de toda picking list y abarca:

• Los números de referencia o SKU (stock keeping unit) ligados a cada producto.
• Descripción del producto: si el documento de la lista de picking incluye una breve descripción o foto, esto va a facilitar el proceso y, además, minimiza los errores en el picking. Dependiendo de las características del stock almacenado, será fundamental especificar datos adicionales como la talla o tamaño o la unidad de medida (por ejemplo, si es un producto individual o una caja con X unidades).
• Cantidad de unidades que recoger de cada SKU: si el almacén está dotado de un software de gestión del almacén, la cantidad que aparezca en la lista de picking se irá actualizando a medida que se vaya completando el picking.
• Información sobre la ubicación de los productos en el almacén: la organización de las listas de picking debe considerar la localización de cada artículo en el almacén para así poder optimizar los desplazamientos de los operarios, acortar las rutas y planificar la preparación del pedido a tiempo para su expedición.

Gestión de ‘picking lists’ con un SGA

¿Cómo se organizan las picking lists con un sistema de gestión de almacenes? Tomemos como ejemplo el software Easy WMS de Mecalux: las listas de picking forman parte del área dedicada a tareas en el almacén. Estas funcionalidades organizan las labores de reposición o aprovisionamiento, las de picking y las de packing o preparación de pedidos para la expedición.

Dentro de los movimientos dedicados a picking, hay una gran flexibilidad de configuración del software. De esta forma, se pueden elaborar listas de picking de manera manual, semiautomática o completamente automatizada en función de los parámetros logísticos que se introduzcan en el sistema. Incluso si la picking list es fruto de esta selección automática, el operario podrá efectuar cambios manuales en ella como, por ejemplo, saltar tareas y anotar comentarios.

La creación de picking lists automáticas se activa con la llegada de las órdenes de pedido de los clientes. El programa Easy WMS extrae la información de todas ellas y reorganiza los productos a recoger cruzando gran cantidad de información (layout del almacén, prioridad de envío, método de picking, número de operarios…). Una vez decidida la secuencia, el software designa un contenedor en el que se depositará temporalmente el stock indicado en la lista de picking hasta su expedición.

Easy WMS registra todos los movimientos de stock que se van produciendo y la ubicación del producto en cada momento. Además, es posible imprimir las listas de picking como soporte extra para los operarios. También pueden trabajar sin papel a través de dispositivos de picking integrados con el SGA (por ejemplo, de picking por voz o terminales de radiofrecuencia con pantallas).