Cómo optimizar la gestión de pedidos

La gestión de pedidos es uno de los procesos clave en los almacenes de multitud de compañías, además de ser el de mayor impacto en la satisfacción de los clientes.

Con la expansión del e-commerce y de las ventas online, las empresas buscan la forma de maximizar el rendimiento de la gestión de pedidos. ¿Con qué objetivo? Preparar, expedir y entregar la mercancía que han solicitado los clientes en el menor tiempo posible y sin cometer errores.

¿Qué es la gestión de pedidos?

La gestión de pedidos engloba el conjunto de actividades desde el momento en que un cliente realiza una compra hasta que recibe el producto. Este proceso incluye la planificación, organización, ejecución y control de todas las operaciones relacionadas con los pedidos y su posterior distribución.

Para conseguir una gestión de pedidos exitosa, las empresas deben disponer de los productos requeridos en el lugar, en el momento y en las cantidades suficientes. ¿Cómo se logra este objetivo? Gracias a una perfecta coordinación de todos los procesos de la cadena de suministro: desde elegir los proveedores y transportistas apropiados hasta llevar un control integral del inventario.

El proceso de gestión de pedidos está directamente relacionado con la gestión del inventario. Las compañías organizan sus recursos en función de las necesidades futuras y los pedidos que hay que preparar. Por ejemplo, mantener la cantidad de mercancía conveniente para evitar roturas de stock, que podrían provocar retrasos en las entregas.

Asimismo, la gestión de pedidos tiene un efecto directo en el proceso de picking. ¿Cómo lograr una mayor eficiencia y rapidez en esta operativa? La apuesta por la tecnología y la digitalización permite eliminar errores y distribuir más pedidos en un menor tiempo.

Así, con soluciones como el Sistema Shuttle o los almacenes automatizados para cajas, las empresas pueden preparar pedidos según el criterio ‘producto a persona’ (también conocido como goods-to-person). Este método de trabajo agiliza las tareas de picking al disminuir los movimientos de los operadores en el almacén. A su vez, la gestión de los procesos, recursos y documentación relativa a la preparación de pedidos se lleva a cabo con mayor eficiencia mediante un sistema de gestión de almacenes (SGA) como Easy WMS de Mecalux.

¿Cómo hacer una gestión de pedidos?

La gestión de pedidos incluye distintas fases, desde que un cliente adquiere un producto hasta que lo recibe en las condiciones que ha solicitado.

La primera fase consiste en la compra del producto por parte del cliente. Para ello, en los puntos de venta físicos es indispensable contar con la mercancía precisa para cubrir la demanda. En las tiendas online, además de la disponibilidad del stock, los métodos de pago y las condiciones de envío deben ser claras y fácilmente localizables.

La siguiente fase tiene lugar en los almacenes. Antes de poder gestionar los pedidos en las instalaciones logísticas, debe recibirse una notificación previa de la venta. Cuando los clientes compran un producto, el sistema de gestión empresarial (ERP) debe comunicar los artículos solicitados al software de gestión de almacenes, que organiza la operativa y envía las instrucciones exactas para completar los pedidos.

El picking puede organizarse según el método ‘producto a persona’ (equipos de manejo automatizados como transportadores para cajas acercan la mercancía a los operadores en las estaciones de picking) o ‘persona a producto’ (los operadores recorren el almacén localizando los artículos necesarios y los trasladan hasta la zona de consolidación). Una tercera modalidad es el picking automático, que se realiza con máquinas como brazos robóticos industriales que mueven la mercancía con total autonomía.

La siguiente fase consiste en empacar y embalar el producto que se distribuirá para que los transportistas puedan recogerlo y entregarlo a los clientes.

Por último, la gestión de los pedidos incluye la coordinación de las posibles devoluciones (lo que se conoce como logística inversa). Una vez los productos regresan al almacén, los operadores examinan su estado y, siguiendo la política de devoluciones, se decide qué hacer: si comercializar de nuevo el artículo o acondicionarlo o repararlo primero.

La gestión de pedidos en una empresa requiere la coordinación entre distintos departamentos y actores. No es un proceso aislado, sino un trabajo articulado e integrativo cuyo objetivo es que los clientes reciban los pedidos. Todos cumplen su papel: desde compras, que ha de adquirir la mercancía para servir el pedido, pasando por el almacén, los proveedores o los transportistas.

¿Cuál es la importancia de la gestión de pedidos?

La gestión de pedidos condiciona todos los procesos que conforman la cadena de suministro y desempeña un papel crucial en el éxito de cualquier empresa.

La correcta organización de la preparación y expedición de pedidos es esencial para multitud de compañías, sobre todo en el momento actual de expansión de la omnicanalidad. Los clientes esperan tener una experiencia satisfactoria y recibir los productos solicitados cuanto antes, independientemente del canal de compra que hayan utilizado.

Para mejorar la percepción que poseen los clientes de una marca, las compañías deben garantizar un buen servicio logístico y una óptima gestión de los pedidos. La prioridad de cualquier empresa es velar para que los productos lleguen a manos de los consumidores en el tiempo y lugar acordados, cumpliendo así las expectativas. Todo ello desemboca en el fortalecimiento de las relaciones comerciales.

Con la gestión de pedidos, los negocios también optimizan recursos. Coordinar con eficiencia todos los procesos logísticos ─desde las recepciones y el almacenamiento hasta la distribución de la mercancía─ ayuda a las compañías a rebajar costos y a evitar problemas como falta o exceso de stock.

La gestión de pedidos también es importante porque tiene un impacto en la planificación de las empresas: al distribuir la mercancía con eficiencia en el almacén, las compañías pueden llevar una organización más racional del aprovisionamiento de materiales y programar los envíos de los productos con antelación. Con una previsión concienzuda, las empresas son capaces de dar respuesta a las demandas del mercado con una mayor rapidez.

¿Cómo mejorar la gestión de los pedidos?

Para optimizar la gestión de los pedidos, las compañías pueden implementar distintas estrategias y prácticas:

• Automatizar y digitalizar. La tecnología aumenta la eficiencia y reduce cualquier posibilidad de error. Por ejemplo, los sistemas de gestión de almacenes hacen un seguimiento detallado de todo el proceso de preparación y expedición de los pedidos en tiempo real.
• Controlar el inventario. Disponer de los productos adecuados asegura que los clientes reciban los pedidos solicitados en los tiempos pactados. El stock necesario en el almacén se calcula de acuerdo con la planificación de la demanda, es decir, según la estimación de las ventas.
• Optimizar las operativas. Las empresas pueden aplicar distintas medidas: desde minimizar las rutas que los operadores recorren por el almacén para localizar la mercancía hasta automatizar la creación de las etiquetas. De este modo, la preparación y distribución de los pedidos se realiza con mayor rapidez.
• Mejorar la comunicación. Una gestión de pedidos exitosa implica una perfecta coordinación de todos los actores que conforman la cadena de suministro. El software de gestión de almacenes debe integrarse con el ERP para organizar la preparación de pedidos y las tareas de reposición. También debe comunicarse con el software de las agencias de reparto para facilitar y agilizar la distribución de la mercancía.
• Evaluar los proveedores. Trabajar con proveedores confiables y eficientes es fundamental para lograr una gestión de pedidos exitosa. Las empresas establecen relaciones sólidas con los proveedores y transportistas que garanticen entregas a tiempo y el flujo constante de productos.

Gestión de pedidos: el cliente como prioridad

Pensar en las necesidades de los clientes en detalle ayuda a llevar una gestión de los pedidos más efectiva a largo plazo, aumentando la eficiencia general de la empresa. Colocar al cliente en el centro de las decisiones permite organizar los procesos de gestión de pedidos de una forma más optimizada.

Con la digitalización, las compañías pueden llevar un control más riguroso de todo el proceso de preparación y expedición de pedidos. Al detectar ineficiencias, pueden introducir cambios que estimulen la productividad en la preparación y distribución de la mercancía.

En Mecalux, desarrollamos software que impulsa la cadena de suministro de todo tipo de negocios. Con Easy WMS, las compañías pueden optimizar la gestión de los pedidos y dinamizar la preparación y distribución de la mercancía. Contacta con nosotros para que te informemos sobre las ventajas de nuestro software y conozcas cómo puede adaptarse a cualquier requerimiento logístico.