Días de inventario: el tiempo es oro en el almacén

¿Durante cuánto tiempo debo almacenar los productos antes de expedirlos, ya sea para distribuirlos a los clientes o para enviarlos a las líneas de fabricación?

Los días de inventario es el tiempo en que los artículos de una empresa o almacén permanecen almacenados. Con esta información podemos planificar mejor las reposiciones, identificar productos con un excesivo costo de almacenaje o comparar la rentabilidad de nuestro negocio con otros similares.

En este artículo ahondamos en este concepto, en su importancia y en la fórmula para calcular este dato.

Días de inventario: definición e importancia

"Días de inventario" es un KPI logístico y también contable. Este indicador nos dice los días que necesitamos para renovar completamente el stock de nuestro almacén, comparando el valor económico del stock almacenado y el vendido. A este concepto también se le conoce como day sales of inventory, inventory day of supply, days inventory outstanding o inventory period.

Los días de inventario ejercen un impacto directo en la liquidez de la empresa, puesto que una correcta administración de la mercancía proporciona una mayor rentabilidad. Este cálculo, que sirve para analizar los costos de almacenamiento, pone de manifiesto que cuanto menos tiempo pase un artículo en el almacén, menor será su costo. Por el contrario, un ratio elevado de días de inventario indica, habitualmente, que la firma no está gestionando bien su inventario o que atraviesa problemas para vender. Estos indicadores, para que tengan sentido, deben compararse con almacenes o empresas de características análogas.

Fórmula para calcular los días de inventario

La fórmula para calcular los días de inventario es la siguiente:

Días de inventario = Valor de inventario diario promedio / (Valor de los bienes vendidos anualmente / 365)

Para empezar, el promedio de inventario diario se refiere al valor de inventario que tenemos almacenado en un día promedio. Podría obtenerse con una media entre el valor reportado al inicio y al final del periodo contable (por ejemplo, al final del año fiscal). En ese caso, se calcularía así:

Valor de inventario diario promedio = (Inventario inicio año + Inventario final año) / 2

Aquí, el denominador de la fórmula ─el costo de los bienes vendidos─ hace referencia al valor de la mercancía que expedimos anualmente. Esta cifra la dividimos entre 365 (tomamos un año por ser un periodo sencillo con el que analizar el rendimiento de la empresa) para obtener el promedio diario de stock vendido.

El resultado de la fórmula será el número de días que tardamos en renovar por completo el stock de nuestro almacén (o el grupo de bienes que estemos analizando).

Ejemplo de cálculo de los días de inventario

Imaginemos una empresa que a inicios de año registra un inventario de 220.000 € y que finaliza el mismo con un inventario de 260.000 €. Supongamos, asimismo, que el valor de los bienes vendidos en ese año es de 5.800.000 €. Con todos estos datos, podemos calcular los días de inventario de esta manera:

Empecemos por el promedio de inventario:

Valor de inventario diario promedio = (220.000 + 260.000) / 2 = 240.000 €

Con este resultado, completamos la fórmula de los días de inventario:

Días de inventario = 240.000 € / (5.800.000 € / 365 días) = 15,10 días

Los productos permanecen en el almacén una media de 15,10 días. Valorar si este tiempo es mucho o poco dependerá del tipo de negocio. Por ejemplo, cuando se trata de mercancía perecedera, este valor debería ser de muy pocos días. En cambio, con productos de gran valor y baja rotación (como los de un concesionario), los períodos pueden ser bastante largos, incluso de semanas. Sea como sea, el objetivo de cualquier empresa es reducir sus días de inventario al mínimo posible de su sector.

Días de inventario óptimos

¿Cuál es el tiempo óptimo de almacenamiento de un producto? No hay una respuesta exacta a esa pregunta, aunque siempre hay que intentar que sea el menor posible. Ello dependerá de cada empresa y de factores como el capital disponible, la demanda de los clientes o el lead time de los proveedores.

Lo primordial es mover el stock cuanto antes para volver a reabastecerse y vender más. De este modo, obtendremos mayores beneficios que podremos reinvertir, por ejemplo, en mejorar nuestros sistemas de almacenaje. Sin ir más lejos, un almacén automatizado nos permitiría aumentar nuestra capacidad útil de almacenaje y expedir más rápido para, nuevamente, incrementar la rentabilidad de la instalación. En todo este proceso es clave determinar el stock óptimo, que es aquel con el que cubrimos nuestra demanda con seguridad (sin roturas de stock), pero con el menor costo de almacenaje posible (evitando el sobrestock).

En definitiva, cualquier negocio ha de analizar el tiempo que necesita para distribuir todo su stock, considerando que algunos productos pueden tener una fecha de caducidad y, por tanto, no pueden comercializarse una vez esta se sobrepase. Con un software de gestión de almacén podemos priorizar la expedición de productos que corran el riesgo de estropearse.

¿Cómo reducir los días de inventario?

Para que los productos permanezcan almacenados el menor tiempo posible debemos realizar una planificación de la demanda que nos ayude a determinar la cantidad de producto necesaria para cubrir nuestras ventas. Con esta información, se puede articular el aprovisionamiento de la mercancía y organizar la preparación y expedición de los pedidos.

Asimismo, una gestión correcta de las existencias en el almacén repercute en una disminución de los días de inventario. Una de las formas de rebajar este indicador es implementando criterios de tipo just-in-time, con los que se gestionan únicamente los productos indispensables en el espacio justo y en el momento preciso, a medida que llegan los pedidos.

En cualquier caso, lo ideal es contar con un sistema de gestión de almacenes, como Easy WMS de Mecalux. Este sistema no solo incorpora reglas y algoritmos para asignar una ubicación a cada producto (lo que se conoce como slotting), sino que también organiza las tareas de los operarios para que sean más eficientes. Así, se pueden expedir los pedidos con más prontitud y reducir los días de inventario.

Gestionar mejor para acortar los días de inventario

La prioridad de cualquier empresa es llevar una gestión correcta de su mercancía. Cuantos menos días permanezca almacenada, probablemente mejor sea la gestión y mayor la rentabilidad de la organización. Por el contrario, si un producto está almacenado demasiado tiempo, no solo supone un costo, sino también existe el riesgo de que quede obsoleto.

El primer paso para sacar el máximo partido al almacén es mediante un programa de gestión de almacenes, como Easy WMS de Mecalux. El programa digitalizará los procesos de entrada y salida de mercancías, asignando la ubicación idónea al producto según criterios y reglas establecidos previamente. Esto acelerará los flujos y mejorará las métricas del almacén. Contacta con nosotros para que un experto de Mecalux te ayude a acelerar tu logística.