A raíz del terremoto. Caso de estudio: Iron Mountain

Durante más de 60 años, Iron Mountain ha almacenado y protegido archivos y registros de negocios de todo el mundo. Algunos de los mayores proyectos de almacenaje de la empresa se desarrollan en América, incluyendo Chile, donde ha asegurado una posición firme en el mercado comercial, La primera incursión fue un solar de seis edificios en Lampa, Santiago, en 1996, nueve años más tarde la compañía adquirió a su competidor en el sector del almacenamiento, Storbox. Hoy, ambas instalaciones, separadas por casi 3 Km., ayudan a más de 1.200 clientes en el almacenamiento de sus registros y archivos. 

Ambos conjuntos, tal como están construidos hoy en día, son instalaciones de gestión de registros de gran altura, con sistemas de racks para paletización convencional utilizados para almacenar inmensas cantidades de documentos en papel. Las estructuras que no son edificios de gestión de registros se utilizan bien como bodegas para almacenamiento multimedia o como instalaciones de escaneado a gran escala conocidas como edificios de sistemas de gestión documental (SGD). En estas estructuras menores, más de 70 miembros del personal escanean documentos en papel convirtiéndolos en archivos digitales para garantizar una copia de seguridad y un acceso rápido a los mismos.

 

El día a día

Cuando un cliente de Iron Mountain transfiere archivos o almacenamientos de archivos a las instalaciones, éstos se catalogan dentro del sistema mediante un programa de protección en línea llamado Safekeeper PLUS. Mediante el programa, los productos no sólo son inventariados, sino que también se les asigna una localización de almacenamiento basada en variables de seguridad y en la frecuencia requerida de acceso al producto. 

Los productos escaneados son trasladados a mano a su ubicación por el personal del almacén. Las asignaciones de espacio se gestionan logísticamente por medio del almacén, lo que significa que cada nivel tiene diversos grados de cambio y acceso dependiendo de la localización asignada. En esencia, cuanto más lejos esté de los pasillos de entrada, con menor frecuencia se accederá al archivo. Las pasarelas en cada nivel del almacén indican una brecha logística en la rotación de los elementos almacenados. Si los productos de un cliente están en el extremo opuesto de la pasarela, ello indica que no se los visita con frecuencia.

Una vez los artículos se han devuelto a su ubicación apropiada, los errores logísticos son evitados casi por completo por medio de un escaneado coincidente de código de barras. Primero, los artículos se colocan en la localización asignada en el estante y tanto la bolsa de almacenado como la localización del estante se escanean y se hacen coincidir - el mismo método general usado en las bibliotecas, sólo que con la ayuda adicional de escáneres multipunto que registran la localización del artículo. Cuando un cliente accede a sus artículos, el proceso se reinicia y los artículos se envían a una nueva localización. Por motivos de seguridad, la caja nunca vuelve a la misma ubicación.

La administración tan exitosa en Chile de Iron Mountain estuvo a punto – literalmente – de venirse abajo el 27 de febrero de 2010 cuando se produjo el sexto mayor terremoto de la historia, entre las regiones de Maule y Biobio. El temblor sacudió los estantes a través de muchos de los mayores edificios, al tiempo que asolaba la mayor parte de los espacios de oficinas menores. Al final, la mayor parte de los estantes de Iron Mountain fueron calificados de inseguros y marcados para demolición. Entre ambos complejos, Iron Mountain deshizo la mitad de sus instalaciones (en total, siete) y los sistemas de racks dentro de cada una de ellas. Sólo tras el temblor se hizo patente cómo proceder en el proceso de reconstrucción: llamar a Mecalux. Doug Berry, director de construcción e instalaciones de Iron Mountain, observó que ninguno de los siete edificios destruidos era parte de los sistemas de Mecalux. “En el momento del terremoto”, dijo Berry, “sólo teníamos una instalación realizada por Mecalux, y superó la prueba del tiempo. Superó la prueba del terremoto”.

Cinco meses antes del seísmo, Iron Mountain contrató a Mecalux para construir el Almacén 11, de 1,4 millones de cajas de capacidad. La instalación de estantes multinivel de alta densidad se programó para comenzar en diciembre de 2009 y completar su primera fase en mayo - lo cual hizo, a pesar que un terremoto se produjese en el complejo a dos meses de comenzar el proyecto. Nelson Campos, director general de Mecalux en Chile, afirmó que fue el exhaustivo trabajo de preproceso diseñado por ambas partes lo que permitió cumplir con los plazos. En este caso, el proceso previo hizo surgir una larga vía de férrea comunicación entre Mecalux e Iron Mountain.

 

Talla única

Antes de que comenzase el ensamblado en el Almacén 11, los bastidores pasaron primero por una fase de diseño previo. Los racks que hay dentro de las instalaciones de Iron Mountain tienen todos el mismo tamaño, al contrario de las opciones de almacenamiento en almacenes polivalentes, las cuales pueden, por lo general, contener diversos sistemas para hacer frente a los diferentes productos que se han de almacenar. Por ello, la totalidad del Almacén 11, y posteriormente los almacenes 12 y 77, se diseñaron para una capacidad del 100%, lo que significa que los racks de paletización convencional instalados se diseñaron de dentro hacia afuera – primero los estantes y posteriormente la piel del edificio.

En cuanto Mecalux consiguió el contrato del Almacén 11, el diseño pasó por una revisión estructural que tuvo en cuenta múltiples consideraciones como protección contra incendios, eléctrica, de seguridad, y los reglamentos sísmicos locales – un presagio de lo que más tarde probaría ser el detalle más importante de las instalaciones. Los racks de paletización convencional, a las que se accedería en múltiples pisos por medio de escaleras, ascensores y pasarelas, estaban diseñados con un enfoque puesto en la construcción sísmica de los estantes.

 

Construcción sísmica

Iron Mountain usa tres ramas diferentes de la ingeniería en países que requieren ingeniería sísmica. El primer grupo, compuesto por ingenieros civiles, desarrolla el diseño estructural del edificio. El segundo grupo se compone de ingenieros asesores del país que fabrica el rack (en este caso, México), y desarrolla el diseño estructural de los sistemas de almacenamiento. El grupo final es el de los ingenieros revisores, quienes determinan la fuerza y confianza tanto de las instalaciones como de las estructuras internas en caso de actividad sísmica. El ingeniero de estructuras Rodrigo Concha, dueño de RCP Engineering Company Ltd, una empresa dedicada al desarrollo y regulación de proyectos de ingeniería civil, fue el ingeniero revisor de estas instalaciones.

Concha, sin sorpresa alguna, clasificó el terreno sobre el cual se construyó el Almacén 11 como de Tipo 3 – la peor calidad posible. Asimismo, clasificó la zona del Valle Central, en la cual fueron construidos ambos complejos, como de Tipo 2 intermedio. En ambos casos, reforzar cada estructura iba a ser importante. En aquel momento, ni Concha ni el resto de equipos de ingenieros dedicados al desarrollo del proyecto tenían idea de cuán importante iba a ser dicho refuerzo.

Los productos de Iron Mountain, al contrario que los de la mayoría de almacenes de fábricas, tienen miles de cajas idénticas apiladas con esmero fila tras fila y pasillo tras pasillo. En caso de un terremoto, las posibles ondas sísmicas se moverían longitudinalmente a través del sistema de estantes como olas que se estrellaran contra una roca. Y, como a una roca que no estuviera anclada en el terreno, esa fuerza derribaría la estructura o le provocaría roturas. El objetivo de los bastidores diseñados para seísmos no es solamente ser más pesados o densos (la densidad de los productos situados en los racks ya se encarga de sujetar con más peso en este caso), el objetivo es hacer que el bastidor rígido absorba más parte del choque traumático que un evento sísmico causaría.

Por lo general, se instalará un refuerzo longitudinal a través de la parte trasera del sistema de bastidores, pero como los artículos apretadamente almacenados de Iron Mountain se mueven muy de vez en cuando, la aplicación continua de sistemas de refuerzo trasero además de bandejas de refuerzo no sería posible sin disminuir la capacidad de almacenamiento e interferir con los sistemas antiincendios instalados dentro del bastidor. En cambio, se instalaron marcos rígidos longitudinales con conexiones entre vigas y columnas reforzadas. Campos describió los pasillos centrales de 4 metros en cada uno de los cuatro pisos que servían no sólo como pasarelas logísticas ergonómicas muy convenientes, sino también como portadores de carga para los puntos centrales reforzados sísmicamente. “La resistencia de la conexión debe ser lo suficientemente fuerte para asegurar que no habrá fallos locales ni inestabilidad en caso de eventos sísmicos”, explicó Concha, “por lo que las conexiones han de estar diseñadas dentro de un rango de elasticidad y suficiente superresistencia”. La adición universal de peso a un producto de acero sin movilidad tendría el mismo efecto que alguien que tensara sus músculos y se sujetara ante el impacto momentos antes de un choque automovilístico. La fuerza de los huesos, en realidad, trabaja en contra de la persona, si se encuentra con una fuerza significativamente más potente. La rigidez, en ambos casos, causa el colapso de la estructura más débil. 

Naturalmente, cualquier onda sísmica que viaje longitudinalmente a través del marco central tirará de las placas base a las que se fija el marco. Por tanto, las fuerzas derivadas creadas por el peso adicional de los anclajes y placas base preparados para seísmos tenían que ser calculadas, para crear baldosas más espesas y con mayor absorción de choque.

Tras el terremoto, y con el Almacén 11 a medio completar por parte del grupo Mecalux, Concha fue llamado de nuevo para investigar el bastidor pandeado. Lo que se encontró fueron varias estructuras más antiguas, casi completamente colapsadas, que no cumplían las exigencias de la Norma 2369, el código sísmico chileno que regula cada faceta de la construcción industrial y de almacenes. “[El bastidor destruido reveló] conexiones y sistemas de anclaje muy pobres”, dijo Concha meses después, “los marcos longitudinales en general se sujetaban por medio de pinzas simples, lo que no está permitido en nuestro país”. Transversalmente, los sistemas de anclaje y los perfiles de construcción no eran compatibles, lo cual generó fallos e inflexiones [en los bastidores]". El hecho de que el bastidor de Mecalux estuviera sólo a medio instalar cuando se produjo el terremoto no invalida el análisis de Concha de que habría permanecido intacto si hubiera estado completamente instalado y cargado durante el terremoto.

El hecho de que el Almacén 11, a medio terminar, resistiera el empuje de un terremoto de magnitud 8.8 fue lo que impulsó a algunas personas de Iron Mountain para recomendar a Mecalux para emprender la tarea de la necesaria reconstrucción de los múltiples edificios destruidos en ambos complejos. “Los racks se colapsaron llevando consigo parte de la estructura del edificio”, dijo Carlos Parada, director de proyecto de Iron Mountain Chile. “Tuvimos que poner el millón de cajas que teníamos esparcidas por los suelos en un nuevo almacén. Decidimos entrar rápidamente en la Fase 2 para poder poner nuestras cajas en un espacio de almacenamiento”. Algunos, como Parada, dieron su apoyo inmediatamente, pero no todos. "No fue un proceso fácil”, dijo Berry sobre la contratación de Mecalux para diseñar los sistemas de estantes del nuevo edificio. El equipo de dirección chileno quería continuar trabajando con el proveedor local que había instalado la mayor parte de los estantes de las instalaciones destruidas, con el que tenían relación desde hacía mucho tiempo. Tras un periodo de debate, Iron Mountain, impresionada con el trabajo de equipo y la comunicación mostrada por el grupo Mecalux durante la instalación del Almacén 11, contrató dos almacenes más de máxima capacidad en los complejos duales. “Lo he oído una y diez veces”, dice hoy Berry, “[el equipo de dirección chileno] sigue dando las gracias por el tema ya que Mecalux lo ha hecho muy bien”.

 

Reconstrucción o retroceso

Mecalux no fue la única compañía que hizo negocios gracias a sus avanzadas capacidades. Tras el terremoto, la propia Iron Mountain, siempre en expansión, se encontró con que era uno de los pocos negocios que aún eran productivos en medio de la devastación. Sirvió como refugio en la tormenta para muchos nuevos clientes que buscaban recolocar sus documentos en instalaciones más seguras. “Nuestros competidores no tenían los sistemas de estantes o antiincendios tan robustos como los que nos ayudaron a sobrevivir al terremoto", dijo Berry. Como consecuencia, la compañía consiguió casi 100 nuevos clientes tras el desastre, entre ellos el Banco Santander-Chile, el mayor banco del país con más de 450 sucursales. Los bancos son grandes clientes de las compañías de almacenamiento de archivos y registros, gracias a su enorme cantidad de clientes. “Ya contábamos con el Banco de Chile y algunos otros bancos como clientes”, dijo Berry, “pero no teníamos al Banco Santander”. Llevaban su propia gestión de registros [antes del terremoto], pero tuvieron todo tipo de problemas como resultado del terremoto”. Este crecimiento nacido de la inestabilidad regional puso a Iron Mountain en la tesitura de tener que reconstruir y progresar al mismo tiempo. La mayor parte de las oficinas del personal en ambos complejos habían sido destruidas, relegando a buena parte del personal a agruparse en caravanas de 25 personas de capacidad mientras se les construían nuevas oficinas. Con un número de entre 10 y 14 caravanas en cada complejo, el personal de contabilidad, ventas, escaneado y algunas otras divisiones que no eran de producción fue dividido en caravanas específicas y tuvo que trabajar allí mientras tenía lugar la reconstrucción de los edificios destruidos. Iron Mountain mejoró los múltiples pequeños edificios destruidos, levantando dos nuevas estructuras mayores, mejor dotadas para sobrevivir a los terremotos; con techos más altos, un uso más eficiente de la energía, con más metros cúbicos para mantener una capacidad de almacenamiento mayor. Tras retirar los escombros de los terrenos necesarios y desarrollar el diseño de la estructura de estantes junto con Mecalux – utilizando diseños similares a los empleados en el Almacén 11 – se emprendió la construcción de los almacenes 12 y 77 a un ritmo vertiginoso.  

No solo era imperativo reubicar a los empleados desplazados en espacios de oficinas más permanentes, sino que cumplir con los plazos finales era igualmente importante para que Iron Mountain evitase pagar 500.000 dólares en renovación de leasing por un año más por las caravanas temporales. “Era crítico”, dijo Berry. "Para nosotros, asegurarnos de que se alcanzaba cada hito durante el proceso valía medio millón de dólares. Mecalux se asoció con nosotros trayendo los recursos adecuados y comprometiendo horarios de viaje para los directores de proyecto en los Estados Unidos y en México Eso fue lo que realmente encauzó el proyecto.”

Tras optimizar por completo el método de comunicación entre los directores de proyecto de Mecalux y los de Iron Mountain en la Fase 1 de la instalación del Almacén 11, hubo otros cinco plazos que cumplir. El primero, la terminación de la Fase 1 del Almacén 11, encadenado inmediatamente por el comienzo de la Fase 2 del Almacén 11, y luego la construcción simultánea del cercano Almacén 12 y la construcción completada del Almacén 77 en el complejo de Storbox. “No me pregunte por qué le dieron el número 77”, dijo Berry riendo.

En cada ocasión, el quinteto de instalaciones, primero con el diseño y planificación logística que produjo el grueso del trabajo en el Almacén 11 y luego con la construcción calcada de los almacenes 12 y 77, demostró ser una compleja empresa. No solo fueron ambas empresas capaces de comunicar sus necesidades a través de la confusión de un cataclismo natural, sino que fueron capaces de recuperarse inmediatamente y gestionar el desastre. Con la dedicación del equipo de dirección chileno, además de los directores de proyecto de Mecalux, la construcción en cuatro etapas de los sistemas de estantes con más de 3 millones de cajas de capacidad demostró ser una instalación que, aunque se doblase en ocasiones, nunca se rompió.

Almacén no. 11 – Iron Mountain

1ª etapa
Capacidad total: 720.000 cajas
Número de escaleras: 4 niveles
Altura del marco: 12.600 mm.

Pasillos centrales: 4 metros
Fecha de inicio del proyecto: Diciembre 2009
Finalización: Mayo 2010

2ª etapa
Capacidad total: 480.000 cajas
Número de escaleras: 2 niveles
Altura del marco: 12.600 mm.
Fecha de inicio del proyecto: Mayo 2010
Finalización: Noviembre 2010

Almacén no. 12 – Iron Mountain

Capacidad total: 980.000 cajas
Número de escaleras: 4 niveles
Altura del marco: 13.000 mm.
Fecha de inicio del proyecto: Enero 2011
Finalización: Junio 2011

 

Almacén no. 77 – SA Storbox

Capacidad total: 823.000 cajas
Número de escaleras: 4 niveles
Altura del marco: 13.000 mm.
Fecha de inicio del proyecto: Diciembre 2010
Finalización: Mayo 2011