‘Packing list’: qué es, qué tipos existen y cómo completarlos

Gracias a documentos como los packing list, los operadores de almacenes conocen qué productos deben introducir en cada pedido, los consumidores tienen una relación de lo que reciben y las oficinas aduaneras llevan a cabo el control de las mercancías que entran y salen de los países.

¿Qué es un ‘packing list’?

Un packing list es una lista en la que se incluyen todos los artículos que forman parte de un pedido. Es un documento básico en la gestión de almacenes que cumple una función múltiple. En primer lugar, sirve para que los pickers sepan qué deben tomar de los racks para incorporarlo en cada envío. Asimismo, permite al receptor de la mercancía conocer al detalle el contenido del paquete que acaba de recibir. Por último, este desglose también es muy utilizado en operaciones relacionadas con las exportaciones y el comercio exterior.

A la hora de crear un packing list, es posible aprovechar alguna plantilla preexistente, aunque hay compañías que prefieren personalizar la suya en función de sus necesidades y las características de sus productos. Gracias a los avances tecnológicos, ya no son únicamente de papel y, además de prepararlas de forma manual, pueden generarse automáticamente mediante un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS.

Cómo completar un ‘packing list’

Más allá de una relación de los artículos presentes en el envío, un buen packing list ha de incorporar una descripción de cómo se organizan, es decir, cuántos bultos conforman la expedición. Resultará más práctico cuantos más detalles recoja, ya que también puede ser necesaria para el despacho de aduanas. Igualmente, se recomienda conservar una copia de los packing list ante posibles demoras o reclamaciones.

Campos de un ‘packing list’ en logística

A continuación, se enumeran algunos de los datos a incluir en un ejemplo de packing list. Estos deberán ser más abundantes y específicos cuando la finalidad del documento sean las transacciones internacionales:

• La fecha de realización del pedido y la de expedición de las mercancías.
• Datos de contacto del remitente. Serán útiles si el envío debe regresar a su origen.
• Datos de contacto del receptor. En ocasiones, cumple un papel fundamental para dar con la persona o empresa que debe recibir el paquete.
• Direcciones de origen y de destino.
• Datos del vehículo —ya sea un avión, un barco o un camión— y número del documento de transporte.
• Cantidad total de bultos que componen el envío y su tipo de empaque. Este punto cobra especial relevancia en los packing list asociados al transporte.
• Descripción de cada uno de los bultos, incluyendo su peso y volumen.
• Peso y volumen del conjunto de artículos.
• Las marcas y las referencias.
• Si lo hubiere y no se trata de un packing list de logística interna, puede aparecer el número de factura comercial a la que se vincula el pedido.

Tipos de ‘packing list’

En resumen, los packing list se dividen entre los que se usan de forma interna o en el almacén, es decir, las listas con los artículos que deben depositarse en un pedido concreto —actuando como comprobante y de forma similar a una notas de remisión— y los que, por lo general, son indispensables para operaciones aduaneras, entre distintos países.

Si el documento a completar es un packing list para envíos internacionales, se aconseja añadir algunos campos más:

• El código HS o de sistema armonizado. Este es un número que las aduanas emplean para clasificar los envíos y les permite calcular con precisión los aranceles y restricciones a aplicar. Se consigue en las páginas web de los gobiernos de los países.
• Si la carga está organizada en contenedores, cuando se preparan packing list para aduanas es conveniente especificar qué se ha cargado en cada uno de ellos.
• El valor total del conjunto y de cada uno de los bultos.

Que la información recogida en el packing list sea errónea puede provocar retrasos en los despachos de aduanas, lo que acarrea retenciones de mercancía y sus consiguientes sobrecostos.

Diferencia entre ‘packing lists’ y ‘delivery orders’

Pese a que parecen similares, los packing list y los delivery orders u órdenes de entrega presentan algunas diferencias. Los primeros se utilizan entre emisores y receptores finales e incorporan información más detallada que las notas de remisión como, por ejemplo, la relativa a precios.

En cuanto a los delivery orders, se trata de documentos en los que una empresa indica a un transportista o almacén con el que trabaja que libere cierta mercancía y la entregue a un tercero. Son muy comunes en el transporte internacional y en la logística marítima.

Ejemplo de ‘packing list’

Un packing list puede ser más o menos pormenorizado, pero, por lo general, recoge aspectos como los tipos de producto, la cantidad de cada uno, y una descripción de su volumen, tamaño y empaque. He aquí algunos de los datos que tendrían que figurar y su posible orden:

1. Cabecera de la página: logotipo y nombre de la compañía. Título que acredite el documento como un packing list.
2. Dirección del remitente y datos que identifiquen el pedido, tales como la fecha de expedición, el número de orden o el transportista.
3. Dirección de entrega y dirección de facturación.
4. Relación de bultos y peso y dimensiones de cada uno.
5. Resumen de los productos y el número de paquetes con sus referencias, cantidades, pesos y dimensiones.
6. Es posible añadir una observación cuando, por ejemplo, se hace necesario utilizar material adicional como un montacargas.

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