Control digital de la exigente logística de la salud

Medis-M: prioridad por la salud de las personas

Con sede en Maribor (Eslovenia), Medis-M es un mayorista especializado en medicamentos y dispositivos médicos para farmacias, hospitales y residencias geriátricas. La salud de las personas constituye una de las prioridades de la empresa. Por esa razón, Medis-M cuenta con un gran portafolio de dispositivos médicos de las marcas más reconocidas del mercado para satisfacer las necesidades más exigentes de los profesionales de la sanidad.

• Año de fundación: 1996
• Clientes: +300
• Nº de referencias: 3.330

La logística del sector de la salud es compleja y cada vez más exigente. Y es que, detrás de los procesos que conforman la cadena de suministro de este tipo de compañías, hay mucho en juego: la salud de las personas. La globalización, las exigencias comerciales y los requisitos legales obligan a empresas como Medis-M a perfeccionar sus operaciones para ofrecer un servicio diferenciado a los clientes.

En Maribor, la segunda ciudad más grande de Eslovenia, el mayorista de dispositivos médicos Medis-M ha decidido dar un impulso a su negocio con la ayuda del software de Mecalux. Rok Krsnik, jefe de Logística, explica por qué la compañía decidió modernizar sus procesos: “En el momento en que empezamos a experimentar un aumento en el número de pedidos y de expediciones, nos dimos cuenta de que necesitábamos mejorar el servicio que ofrecíamos a los clientes. Teníamos que actualizarnos”.

Para Medis-M, la gestión de sus 3,330 referencias es uno de los procesos fundamentales en su día a día: “Queríamos llevar un control estricto del estado del stock”, afirma Krsnik. Los fármacos y los productos médicos requieren un tratamiento especializado a fin de garantizar su integridad y un consumo libre de riesgos. Tener los artículos identificados en todo momento y controlar la trazabilidad del producto es indispensable para poder almacenarlos en las condiciones idóneas.

Antes de digitalizar el almacén, Medis-M gestionaba la mercancía de forma manual. En el área de recepciones, los operadores anotaban en una nota de remisión el número de lote y la fecha de caducidad de cada artículo que recibían y, a continuación, introducían los datos en el sistema de gestión de la empresa (ERP). “Era un proceso muy laborioso y el riesgo de cometer errores era elevado, sobre todo teniendo en cuenta que algunos de los productos son muy similares”, señala Krsnik.

Uno de los retos para las empresas que trabajan con medicamentos es asegurar la agilidad en la distribución con el fin de cumplir con plazos de entrega ajustados. “Otro de los procesos que queríamos mejorar era la preparación de pedidos”, añade el jefe de Logística. El rendimiento de las operaciones de picking tiene un impacto directo en la satisfacción de los clientes.

El almacén de Medis-M se divide en dos zonas: una de 310 m² donde se depositan productos de pequeñas dimensiones y otra de 564 m², para artículos voluminosos. En ambas áreas, los operadores toman los artículos que conforman los pedidos y después los agrupan en la zona de consolidación. La falta de coordinación entre ambas zonas del almacén provocaba que algunos pedidos quedaran incompletos y permanecieran a la espera de recibir los productos antes de ser distribuidos a farmacias, hospitales y residencias geriátricas.

Digitalización de la logística

Medis-M consideró que la mejor forma de hacer un seguimiento de la mercancía y de los procesos era con la ayuda de tecnologías digitales. “Antes utilizábamos el ERP para controlar nuestra logística, pero queríamos un sistema más sofisticado, diseñado específicamente para incrementar la productividad de las operaciones del almacén”, matiza Krsnik.

La compañía decidió digitalizar su logística con un sistema de gestión de almacenes (WMS) que le permitiera tener una trazabilidad total de los productos y, al mismo tiempo, tomar decisiones dirigidas a mejorar las operaciones. Medis-M solicitó la colaboración de la empresa tecnológica Špica porque, en palabras de Krsnik, “son expertos en soluciones digitales para la gestión de la cadena de suministro”. Después de analizar las necesidades logísticas de Medis-M, Špica propuso instalar Easy WMS, el software desarrollado por Mecalux e implementado en más de 1,000 instalaciones en 36 países: “Nos aseguraron que podría adaptarse a las características de nuestro negocio”, señala Krsnik.

Easy WMS se ha integrado con el ERP de Medis-M a fin de que ambos sistemas se transfieran datos e información destinada a lograr un mayor rendimiento en las operaciones. Al conectar ambos programas, Easy WMS conoce todos los detalles de los productos y comunica al ERP los movimientos de cada artículo en tiempo real. Desde que ha instalado Easy WMS, Medis-M ha aumentado la productividad de su almacén en un 36% y los errores en la preparación de pedidos han disminuido un 51%.

Gestión de operaciones con Easy WMS

“Una de las particularidades que más nos gusta de Easy WMS es su capacidad para supervisar todos los procesos con el objetivo de minimizar cualquier posibilidad de error. El sistema de gestión es muy intuitivo y fácil de usar. Los nuevos operadores que se incorporan aprenden a trabajar con Easy WMS al cabo de muy poco tiempo”, explica Krsnik.

El software de Mecalux interviene en todos los procesos del almacén de Medis-M, desde las recepciones de la mercancía hasta la distribución de los pedidos a los clientes.

• Recepciones. A medida que llegan los productos que han enviado los proveedores desde Eslovenia, Alemania o Estados Unidos, los operadores leen el código de barras de cada uno de ellos con sus terminales de radiofrecuencia para que queden registrados automáticamente en el sistema. “Ahora el trabajo en el área de recepciones es mucho más fácil que antes: los operadores tan solo tienen que leer el código de barras de los artículos”, señala Krsnik. Gracias a la integración con el ERP, Easy WMS registra los atributos logísticos de cada producto.
• Almacenamiento. Easy WMS asigna una ubicación a los artículos. Para elaborar la estrategia de slotting, el programa incorpora reglas y algoritmos que tienen en cuenta variables como, por ejemplo, la referencia de cada producto o sus dimensiones. “Gestionamos la mercancía siguiendo el criterio FEFO, es decir, el primer artículo que caduca es el primero en salir”, constata Krsnik.
• Control del stock. Al tener todos los productos identificados desde el momento en que llegan al almacén, Easy WMS puede supervisar y organizar toda la mercancía. El sistema hace un balance entre los artículos que se han recibido y los que se han expedido para determinar el número de unidades disponibles de cada referencia. Así, Easy WMS organiza el aprovisionamiento de la mercancía, notificando al ERP la cantidad de productos que deben comprarse a los proveedores para asegurar su disponibilidad en las tareas de picking.
• Preparación de pedidos. Los pedidos se preparan por agrupación y por zonas. “Un operador trabaja únicamente en el área que Easy WMS le ha asignado y, una vez allí, toma los productos que forman varios pedidos en el mismo recorrido”, comenta el jefe de Logística. Si un pedido incluye artículos de las dos áreas del almacén, Easy WMS organiza su preparación inmediata en ambas zonas para asegurar que los productos se reúnan cuanto antes en el área de consolidaciones. Easy WMS señala a los operadores cómo preparar cada pedido: les indica la ubicación a la que dirigirse, los artículos que localizar y la cantidad que extraer.
• Consolidaciones. En la zona de consolidaciones se agrupa la mercancía procedente de las distintas áreas del almacén y se empaca antes de enviarla al cliente final. Al seguir las instrucciones de Easy WMS, los operadores no solo clasifican los artículos, sino que también verifican que no se haya producido ninguna equivocación durante la preparación de pedidos.
• Expediciones. Cada mes se distribuyen más de 2,000 pedidos con destino a los clientes de Medis-M repartidos por Eslovenia. En el área de expediciones, los pedidos se organizan en función de la dirección de entrega. Los operadores tan solo tienen que leer el código de barras de los pedidos y seguir las instrucciones de Easy WMS para introducir los productos en el camión de reparto correspondiente sin equivocarse.

Agilidad y trazabilidad

Easy WMS es un software con multitud de funcionalidades que ayudan a Medis-M a lograr una logística avanzada, capaz de adaptarse a los cambios en el negocio. Una de las mejoras más sobresalientes que ha experimentado la compañía es la trazabilidad de los productos. Llevar un control del stock más detallado limita el riesgo de que se produzcan fallos en las distintas operaciones y permite hacer un seguimiento de cualquier movimiento de mercancía hasta que los pedidos sean entregados a los clientes.

El software de Mecalux está diseñado para aumentar la productividad de la empresa y agilizar operaciones determinantes como la preparación de pedidos. “Easy WMS diseña las rutas más eficientes por el almacén para garantizar que los operadores recorran las mínimas distancias posibles”, señala Krsnik.

Una cadena de suministro integrada es la clave del éxito de Medis-M. La digitalización ha posibilitado que la compañía gestione y distribuya los fármacos y dispositivos médicos con todas las garantías de seguridad. Todas las operaciones del almacén están coordinadas y sincronizadas con un objetivo común: entregar la mercancía a los clientes con rapidez y sin errores.

Una de las particularidades que más nos gusta de Easy WMS es su capacidad para supervisar todos los procesos de nuestro almacén con el objeto de minimizar cualquier posibilidad de error. Con Easy WMS, hemos aumentado la productividad de nuestro almacén en un 36%. El sistema de gestión es muy intuitivo y fácil de usar. Los nuevos operadores que se incorporan aprenden a trabajar con Easy WMS al cabo de muy poco tiempo.