El e-commerce de moda Gibon digitaliza su almacén en Eslovenia

Gibon: conjuntos para cada día de la semana

Con sede en Liubliana (Eslovenia), Gibon es un e-commerce de moda presente en más de 20 países de Europa. A través de su tienda online ─Manzara o Elegrina, según el país─, los clientes pueden acceder a un catálogo muy amplio de productos: alrededor de 10,000 referencias que incluyen conjuntos de lencería, bañadores, bolsos, zapatos, pantalones o chaquetas.

• Año de fundación: 2015
• Nº de empleados: 35
• Presencia internacional: Bélgica, Chequia, Croacia, Eslovaquia, España, Hungría, Italia, Lituania, Polonia, Portugal y Rumanía, entre otros.

“Hemos implementado un sistema de gestión como Easy WMS en nuestro almacén para optimizar las operativas”. Así de conciso se muestra Gregor Rančnik, CEO de la tienda online Gibon, un e-commerce de moda que dispone de una cadena de suministro compleja y con una operativa exigente. En su almacén de 1,500 m² en Liubliana (Eslovenia), la compañía gestiona 10,000 referencias distintas y prepara unos 3,000 pedidos diarios ─cifra que puede ascender a 6,000 en temporada alta─ que se distribuyen a clientes en toda Europa.

En los últimos años, la tienda online ha acelerado la expansión de su negocio. “Entre 2020 y 2021 crecimos un 80% y en 2022 esperamos aumentar en un 50% nuestra facturación. Para conseguirlo, hemos apostado por ampliar la oferta de productos, a la vez que lanzado una potente campaña publicitaria”, explica Gregor Rančnik, CEO de Gibon.

Las perspectivas de futuro son prometedoras: la empresa se ha marcado el objetivo de expedir hasta 10,000 pedidos diarios. Para impulsar su crecimiento, Gibon es consciente de que necesita una logística efectiva que asegure la distribución de la mercancía en el menor tiempo posible.

Logística manual

Anteriormente, toda la gestión de la mercancía y la organización de las operativas del almacén de Gibon se hacía de forma manual. Los operarios anotaban en el ERP Pantheon los artículos que recibían y los pedidos que expedían.

Gibon era consciente de que su modo de trabajar era mejorable y, en especial, la preparación de pedidos. El picking es uno de los procesos clave en este almacén, teniendo en cuenta que consume el 85% del tiempo de trabajo. Cada mañana, la empresa imprimía los albaranes con los pedidos solicitados por los clientes y los repartía entre la plantilla del almacén. Acto seguido, los operarios recorrían el almacén para preparar los pedidos uno a uno.

“Los operarios tenían muchas dificultades a la hora de encontrar los productos. Nuestro almacén se divide en tres plantas y los artículos de un mismo pedido podían estar repartidos entre los distintos niveles. Como resultado, los trabajadores recorrían largas distancias para completar un único pedido”, comenta el CEO de Gibon.

La intensificación en el ritmo de trabajo, el número de pedidos y las referencias en el almacén evidenció que la gestión manual del almacén era poco efectiva. “Conllevaba un riesgo demasiado elevado de cometer errores y las operativas eran lentas e ineficientes”, añade Rančnik.

Gibon llegó a la conclusión de que debía mejorar su logística y solicitó la colaboración de la empresa tecnológica Špica. “Queríamos instalar un software que nos ayudara a optimizar las operativas de nuestro almacén. El equipo de expertos en soluciones tecnológicas para la cadena de suministro de Špica nos propuso un sistema capaz de resolver nuestras necesidades logísticas”, afirma Rančnik.

Logística digital

Tras analizar las operativas de Gibon, Špica seleccionó el sistema de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux, un programa avanzado para gestionar la logística de este e-commerce e incrementar la productividad de las operativas del almacén.

Gracias a la digitalización de la gestión, en el almacén de Gibon ya no se imprimen albaranes. Los operarios se sirven de terminales de radiofrecuencia para seguir las instrucciones de Easy WMS en tiempo real: el software les indica la ubicación en la que localizar cada artículo y la cantidad que extraer. De este modo, los movimientos de los operarios se han reducido y se ha agilizado el envío de mercancía a los clientes.

"Easy WMS ha mejorado nuestra forma de trabajar, sobre todo porque asigna tareas específicas a cada operario y puede controlar su ejecución. Una de las dificultades que encontramos cuando el número de pedidos empezó a aumentar fue la incorporación de nuevos operarios, pues necesitaban tiempo para aprender a realizar las tareas del almacén. Con el software de Mecalux que nos propuso Špica, los nuevos trabajadores pueden operar en el almacén desde el primer día, por lo que son mucho más productivos que antes. La productividad del resto del personal también se ha visto incrementada de forma espectacular, en cerca de un 30%, gracias a una distribución más precisa de la mercancía y a la trazabilidad de las operativas. Además, esperamos aumentar la productividad todavía más en un futuro, cuando los operarios dominen el sistema y sepan utilizarlo mejor”, afirma Rančnik.

Con Easy WMS, Gibon ha optimizado las operativas de su almacén, desde las recepciones hasta la preparación y expedición de pedidos.

Recepción de mercancía

“Cada mes recibimos dos contenedores marítimos y, a diario, alrededor de 100 kg de artículos que los proveedores envían desde China”, explica Rančnik.

La recepción es un proceso clave en cualquier almacén, porque redunda en beneficio de las demás operativas. En el almacén de Gibon, la organización eficiente de la mercancía recibida permite que la posterior preparación de pedidos sea mucho más fluida.

La digitalización ha aportado una mayor rapidez a la recepción de la mercancía. Los operarios ya no tienen que anotar uno a uno los productos que llegan a la zona de andenes de carga, sino que tan solo escanean el código de barras con el terminal de radiofrecuencia para introducirlos automáticamente en la base de datos de Easy WMS.

El e-commerce ha propiciado un repunte de las devoluciones, por lo que Gibon también requería una eficiente gestión de la logística inversa. Cerca del 20% de los artículos recibidos a diario son devoluciones de clientes. Para estos casos, Easy WMS indica qué hacer a los operarios al leer el código de barras. En función de la política de devolución de Gibon, si los artículos están en buen estado, pueden almacenarse de nuevo.

Almacenamiento y control del inventario

Easy WMS aplica algoritmos y reglas parametrizables para asignar una ubicación a cada artículo teniendo en cuenta sus características y rotación. “Los productos se almacenan por categorías. Por ejemplo, los más vendidos suelen ubicarse en posiciones accesibles para facilitar su entrada y salida”, señala Rančnik. Una vez identificados todos, Easy WMS diseña un recorrido que optimiza el desplazamiento de los operarios a la hora de reponer los productos de los racks.

Otra de las mejoras que Gibon ha experimentado en su almacén se basa en el control del inventario. Con los cambios de temporada, el e-commerce tenía muchas dificultades para hacer un seguimiento riguroso de los productos. En cambio, con Easy WMS, el inventario es permanente, es decir, la cantidad de mercancía de que dispone la compañía se mantiene actualizada en tiempo real, lo que posibilita llevar un control estricto del stock.

Preparación de pedidos

“Con Easy WMS podemos afrontar el aumento en el número de pedidos que hemos experimentado en los últimos años. Los operarios aprenden a usar el software de gestión en un tiempo mínimo. El sistema es tan intuitivo que, siguiendo sus indicaciones, los trabajadores son mucho más rápidos y no cometen errores”, afirma Rančnik.

En el almacén de Gibon ya no se imprimen albaranes ni se reparten entre los operarios, sino que Easy WMS organiza y distribuye el trabajo con mayor eficiencia y de forma completamente automática. Los operarios tan solo tienen que consultar su terminal de radiofrecuencia para conocer qué pedidos deben preparar y dónde hallar los artículos solicitados.

Desde que utilizan Easy WMS, los operarios han pasado de preparar los pedidos uno a uno a poder completar hasta 32 pedidos a la vez en un mismo recorrido por el almacén.

Por otra parte, gracias a la organización eficiente de la mercancía y al control del stock en tiempo real, los operarios ya no tienen que cambiar de planta con frecuencia como solían hacer antes. Pueden hacer picking en una misma planta y completar los 32 pedidos en el menor tiempo posible. Esta nueva manera de trabajar permite que Gibon pueda preparar hasta 6,000 pedidos al día en temporada alta.

Consolidación y distribución de los pedidos

En la zona de consolidación, compuesta por ocho puestos de trabajo, cada operario traslada los 32 pedidos terminados. Allí se comprueba que los pedidos contengan los artículos correctos, se empaca la mercancía, se etiqueta y se clasifica en función de la agencia de reparto que la entregará a los clientes.

Easy WMS ha simplificado la creación e impresión de la documentación necesaria para los transportistas con el objetivo de eliminar errores. Los documentos incluyen la información del envío y el contenido del paquete, algo indispensable para que los transportistas puedan hacer su trabajo con mayor eficiencia.

Por último, el software gestiona la agrupación y la clasificación de los pedidos empacados y etiquetados según la agencia de reparto. La organización de este proceso es indispensable para Gibon, que trabaja con multitud de agencias de distribución para expedir la mercancía a los miles de clientes que adquieren sus productos en 20 países de Europa.

Almacén optimizado

El e-commerce de moda Gibon ha dado un salto a la logística digital. Así se ha beneficiado de una mejora sustancial en los procesos y controla la trazabilidad de sus 10,000 referencias. Con el software de Mecalux, todo el almacén está en orden y los operarios pueden ser más ágiles y productivos a fin de preparar hasta 6,000 pedidos en un día.

Easy WMS es un software escalable y flexible que se adapta a las necesidades cambiantes de Gibon. Con este sistema, la compañía aprovecha todos los recursos del almacén para afrontar con eficiencia la preparación y distribución de un número creciente de pedidos.

Easy WMS ha transformado por completo nuestra forma de trabajar. El software asigna y distribuye las tareas a los operarios con mayor eficiencia. Estamos contentos porque es un sistema muy intuitivo y fácil de usar. Los operarios han mejorado su rendimiento y han aprendido a utilizarlo en muy poco tiempo.